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为什么想整理我的「整理术」？

两年前我在准备硕士申请文书时，邀请了我关系最好的几个朋友和同事填写了一份关于我的问卷，其中一个问题是「在过去的学习和工作中，我做的比较好的事情是什么？」

曾经和我在一个项目上共事了一年的同事回答「工作非常有条理。比如在 XX 的项目上，很多过往的项目文档都会归档得很好」。那是我第一次意识到，自己习以为常的一些习惯，在其他人看来会是一个优点。

后来我时不时地「俯瞰」自己的时候，我逐渐意识到自己的确是一个非常善于整理的人。比如我的文件夹一定会有编号；内容的管理一定有层级，并且还尽量遵循 MECE 原则¹；个人项目的管理最好是能够有各种 to do list 和甘特图供追踪。

然而这样的特点是我的「优势」吗？还是说只是「完美主义」的一个副作用？

于是抱着这样的疑问，我阅读了许多相关的文章和书籍，也任由我的整理「强迫症」自由发展。直到最近我重新开始了工作，同时好几个自己的项目也在推进中，我终于体会到这个习惯的好处。

在工作上，我同时有几个复杂的任务需要交付，有的需要做 research，有的需要别人反馈，有的需要大块的时间构思，同时由于入职时间不长，还有许多行业知识需要学习。但目前为止，工作都能够按时高质量交付。

在业余时间上，除了语言以及其他兴趣爱好发展的同时，我还有几个新项目在推进中，有的在进行中，有的还在计划阶段。虽然整体的执行上还有调整的空间，但是也还算是井井有条。

所以，出于自我分析以及分享的目的，我想写写我的「整理术」。

也许有人会问，整理就整理，还要整个方法论，这是不是有些太完美主义了？但我认为，与其完全摒弃一个标签及其背后的所有特质，不如成为一个不完美的完美主义者，物尽其用好的部分，充分利用完美主义者「追求系统性」的特点。不好的部分我们尽量避免，那就是最好的结果。

本文的范围

作为一个不完美的完美主义者，我希望涉及到的整理对象是有限的。本文不讨论生活上的整理，只讨论「内容」的整理，即项目内容、想法、文件等抽象物体的整理。

整理这类物体的目的在于，绝大多数人如今都是「数字人」，积累了成千上万的照片和截屏、各种各样的文件、散落在各个 app 收藏夹里的「收藏再看」等等。但这些东西里有巨大的可能性——可能是曾经我们忘记的梦想、可能是一些有趣的回忆、可能是某个重要但一直没开始学习的技能。

与此同时，还有一个非常重要的「资源」需要整理，也被许多人所忽略，那就是——我们的「想法」。

这个想法可能是看书时产生的联想、洗澡时想到的一个主意、和朋友聊天时蹦出来的副业想法，但这些想法转瞬即逝，过后要么完全忘记，要么就是心里总有一种挥之不去的烦躁「我刚刚在想什么？明明很重要的，但是就是想不起来了。」

但其实，这样零碎的想法里有巨大的能量。有的有可能会逐渐成为「改变一生」的行动，有的会发展成为「我来到这个世界的意义」这样重要问题的答案。所以我非常建议把自己的想法也作为重要的整理对象。

基于这样的整理对象，我还希望聊一聊我认为重要的整理原则，以及我实现这些原则的工具。这些原则和工具的积累来源于我的工作本身（咨询）和阅读经历（个人效率、心理学、认知科学和成功学的书籍），这个系统绝不能称之为完美，未来还会不断进化，但现在是时候回头看一看了。

整理的原则

「整理」这个行为显现在每个人具体的行动上可能形形色色，但是背后应该遵循的方法论都是相对统一的。以下是我在过去的反思和学习中不断提醒自己的原则。

好记性不如烂笔头

《知识的错觉 （Steven Sloman & Philip Fernbach）》里提到：

如果把人脑的运作方式视作与计算机相同，那么大脑就太简单了——人一生所习得的知识容量不过就是 1GB。

也就是说，大脑和记忆的工作方式天生就不是用来「储存」内容的，抽象思考和逻辑推理才是人类最重要的能力。那么，这么多的信息，不管是我们要学习的知识也好、要 research 的内容也好、我们产生的想法也好，怎么处理大量积累的内容呢？这里再借用《知识的错觉》这本书里提到的概念——身体记忆卡与世界存储器。我对这个比喻的理解是，身体和大脑应当作为想法的临时仓库，而「世界」才是长期存储信息的地方，这里所指的世界即外在的一切，包括身边的环境、互联网、使用的软件、乃至他人的大脑。总的说来，我们依赖于世界所存储的信息、自身所具有的抽象思考和推理能力立身与这个世界，因此我们没有必要、或者说不应该，把自己的想法只存储于自己的大脑中。我们应该在（有价值的）想法产生之后，尽快记录下来这个想法，过后再集中找个时间整理这些想法。因此我们也就需要相应的工具，能够让我们随时随地地记录，可能是一个便携的笔记本，或者是打开手机立马能打开的笔记软件等等。

珍惜有限的注意力

《心流（Mihaly Csikszentmihalyi）》中提到：

注意力决定了一些事物能否进入我们的意识，并且能够带动其他的心灵活动——思考、回忆、做决定。

但是「注意力是有限的，人类同时注意到的信息也是有限的」，当我们的注意力还集中在上一秒产生的想法上时，就无法集中注意力到当下正在发生的重要的事情上。但如果集中精神到了另外一件事情上时，又有可能会忘了之前那个「重要」的想法。怎么办呢？如果我们当时把这个想法——无论是多么细微的想法——记录在了某个地方，那么我们就像放下了一个重担，一身轻松奔赴下一个目标了。毫不夸张地说，每当我有一些想法产生的时候，可能是某个写作的主题、可能是明天要买的菜，我心里总有一种焦躁感，无法集中注意力到下一件事情上，但是当我把这些信息放到了相应的软件里时，世界似乎都明亮了一些。

二八原则（帕累托原则）

二八原则是指 80% 的产出是由 20% 的输入/因素所决定的。这个定律一开始产生于经济领域，后来拓展到了商业管理领域，最近几年人们逐渐意识到，这个定律可以应用于一个人生活的方方面面：公司大部分的销售额是由少部分的顾客决定的，我们少部分的工作内容决定了年终绩效的评价，等等。在这篇文章的讨论范围内，这个原则的应用是指把重要的时间首先放在重要的内容上。我们在整理过去所积累的某一主题的内容，有可能真正帮助我们学习/解决问题的，是少部分重要的内容；我们在整理项目计划的时候，少数几项工作内容的顺利完成决定了整个项目的成败。所以当我们在整理时，从重要的地方开始，整理并留下重要的内容；在整理项目计划和 to do list 时，重要的事情放在前面首先完成。

敏捷思维

敏捷开发是软件开发领域常用的管理方式之一，是指把一个复杂的大型项目分解为一个个小型的项目（sprint），每个 sprint 持续时间短，但是可以单独作为项目运转。在下一个 sprint 开发的同时，可以吸收关于上一个 sprint 的反馈，从而做到项目内容的持续推进和工作方法的持续改善（本人并非敏捷专家，其他更了解的同学欢迎交流）。这个方法虽然源自于软件开发领域，但是在其他项目管理、乃至日常生活中都可以充分利用。比如在我们的整理方法论中，在第一次整理时，以前积累的内容往往很多，那么我们可以把所有的内容按照一定的规则分为几个小部分，每天完成 1-2 个部分；又比如在记录想法时，在想法产生的当下，我会先创建一个词条，把几个关键词记录在软件里，放在「to do」类别之下，在开始写作之后先把所有想写的内容按照计划的框架写下来，写的同时对框架进行修改，即使写的内容自己再不喜欢，也会先往下写着。写完之后再回过头来调整顺序、语句，增加/减少内容等。来来回回其实一个想法从关键词记录到成文，可能是经过了 4-5 遍思考的。

笔记也有「阶级」

同样是笔记，其作用和地位却有不同。受到卡片笔记法²的启发，我把内容分为四类：临时内容、施工中内容、永久内容、项目内容。临时内容是指临时产生的想法，有价值的内容将会成为「施工中内容」，没有价值的将在恰当的时间被删除掉；施工中内容顾名思义，是指正在处理中的内容，可能是正在写作的文章，可能是正在进行研究的一个课题，施工中内容完成之后则会成为「永久内容」；永久内容我一般会放到易于搜索关键词和索引的软件中，方便我随时查看，可以说是我的第二大脑；项目内容则是指关于某个项目的内容，过程中产生的内容和最后交付的成果可能会成为永久内容，也有可能删除。不同层级的笔记，处理的时间、优先级、存储所使用的媒介也是不同的。

把时间作为必不可少的朋友

原则的最后一条，也是整个系统中不可或缺的一个角色，那就是时间。时间不是我们的敌人，而是我们不可或缺的一个朋友。无论是计划制定、内容整理、想法的执行，都应该把时间作为一个思考的角度。这个项目的 Next Action Date 是什么时候？应该什么时候整理临时内容？收藏的这篇文章什么时候阅读？我今天的日程表是怎样的？甘特图、时间轴、课程表用起来，to do list 是不够的，加入了时间才是真正的可执行。

这一部分我花了大量的笔墨来梳理一些重要的思维方式，因为与其把各种各样的方法、工具摆在你的面前，我更愿意从根本上分享背后的原理，只要后面的「公式」正确了，那么答案不过就是各种各样的变形。

工具

这一部分我将分享我常用的一些工具，这些工具构成了这个整理系统的底层。但是由于工具本身的限制以及一些历史原因，这个系统不能说是完美，但希望能够抛砖引玉，给你一些灵感。

日记本 - 日常思绪

日记本在我整理思绪时起到了非常大的作用。如同我在另外一篇文章中提到的，我称写日记为「大脑清洗术」。我每次写完日记之后，就仿佛把悬在胸口上的一口气全都吐出来了一样，身心轻松地开始下一件事了。

iPad & Appel Pencil & Notability - 笔记

在我开始使用 Apple Pencil 之前，我在学习和工作时基本上随时都会拿着一只笔和一个本子。然而感谢科技的进步，Apple Pencil 和 Notability 的搭配让我解放了背包里的空间，Notability 本身的设计让我可以把所有情形下的笔记都放在一个软件里，并且实现可追溯。

滴答清单 - 日程

滴答清单是我非常喜欢的一个日程管理软件，我所有的日程安排、重要的日子、每天要做的事情，都在这上面。我最常用的功能就是桌面三日视图、桌面一个月视图、以及习惯追踪。

印象笔记 & Notion - 内容和项目

印象笔记是我很早就开始使用的笔记软件，在我的内容管理系统里承担了「仓库」的角色；而 Notion 则是我今年才开始使用的，主要用于项目管理/进度管理。印象笔记中国版有各种各样被人诟病的问题，我没有迁移到 Notion 的原因有二：① 印象笔记的搜索功能比 Notion 好太多（包括文件内搜索），而作为一个「仓库」，最重要的不就是随时随地能找到我想要的内容吗？更为重要的是，考虑到我的内容的多样性，关键词搜索是一个决定性因素。② Notion不支持印象笔记中国版的直接导入，手动导入的时间我都可以另写一篇文章了。无论如何，这两个工具都不能说是完美的工具，但目前协作良好。譬如在我写作内容的规划上，每当我有新想法时，我就在 Notion 里记录，并根据优先级排列条目，但是内容的创作就主要在印象笔记完成。完成之后，我在 Notion 里就会把这个条目从「In progress」调到「Completed」下，同时我也知道自己 pipeline 还有什么其他的项目在进行中。一切都在掌控中~

XMind - 学习框架

思维导图在提高学习效率方面的效果不用多说。然而我认为，思维导图不是具体内容应该存在的地方，换言之，它不是「仓库」，不应该出现大段大段的文字。思维导图的作用在于帮助自己理解所学习内容的逻辑框架，就好比书的目录、论文的大纲，而且最好还是「事后」的记录，也就是在课后建立，而非上课过程中建立。通过理解了所学习内容的逻辑之后，我们就能很轻松地在细节和整体之间转换。

Q-Dir - 文件

Q-Dir 是一个文件夹管理器，能够在一个视图下同时打开四个文件夹，在文件的整理和多任务并行的情况下非常有用。虽然本身的界面设计比较「复古」，但是瑕不掩瑜，这个软件已经成为了我使用频率最高的工具之一。

结语

我们学习原则也好工具也好，最终的目的在于降低自己生活里的 chaos，能够保持井井有条、随时轻松上阵的状态。

如果你也想分享自己关于「整理」方面的心得，可以留言交流。

让我们一起成为成为自己的主人、时间的朋友、不完美的完美主义者。

相关阅读：

《知识的错觉》by Philip Fernbach and Steven Sloman

《心流》 by Mihaly Csikszentmihalyi

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