Matrix 精选

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文章代表作者个人观点，少数派仅对标题和排版略作修改。

看板管理，是丰田生产模式中的重要概念，它是指为了达到及时生产（JIT）方式控制现场生产流程的工具。在看板标示系统中通常会用塑料或纸张制作成卡片式的板，上面写着产品名称及数量，用来在系统中传递传递「何物，何时，生产多少数量，以何方式生产、搬运」等信息。看板式管理也因而得名。

伴随着丰田的高速发展，丰田生产模式在被越来越多的人所熟知的同时，看板也被更多的人所知晓、掌握。如今，作为一种综合敏捷和精益的管理方法，看板早已越出了制造业的一隅，被人引用到了诸如 IT 开发等行业。越来越多的行业实践表明，看板这种管理方法是非常有效的。

像 Trello 这样的一些工具已经在践行看板的理念了。借用这样的一些工具，我们可以用到我们的自我管理之中，用它来为我们的职场工作服务，进而提升我们日常工作的生产力。

然而在使用的过程之中，你会发现 Trello 如果作为主力工具来使用的话，有时候会感到很单薄，尤其是在处理大段文字的时候。便签、看板，这些看板表示系统中的要素在日常中很容易找寻的到。比如很熟悉的工具——印象笔记推出了便签、新版的网页编辑器之后，这些工具与看板的工具有着诸多相似相通之处。这里我试着用看板的方法来完成一份「职场报告」。

考虑到 windows 与 Mac 平台的差异，具体在操作的时候略有微差，但整体区别不大。

准备工作

就像实际工作中的那样，在往看板上张贴之前，我们要做的就是把内容写在便签纸（或其他载体）上。那么我们可以在把便签纸这件事放一放，实际上我们可以把准备工作分解为如下的步骤。

手执便签

这一部分对应到操作中其实就是我们为「撰写报告」这件事情建立一个单独的笔记本。将这个笔记本作为一个容器，来容纳后续的工作。在这里我把这个笔记本命名为「yxreport」。

任务分解

在这里，它对应的是我们把一份报告按照内容进行分解。

常规来讲，一份报告可以分解为背景、现状、目标、课题、解决方案、计划这样的 6 部分。在刚才建立的 yxreport 笔记本之中，以该六部分的名称分别创建 6 条笔记。这里暗含的就是一张卡片写一件任务。

实际操作中可以根据实际情况进行取舍。在对任务进行分解的时候，一定确保相应的颗粒度一致。

撰写便签

选中 6 条笔记，右键，将笔记设置为桌面便签。接下来就可以往对应的便签中写入资料了。

对于电脑桌面上的这些便签，建议是设置成不同的颜色，便于管理，容易的区分出文章不同的部分。

看板上墙

现实中的看板管理，是把一块块任务板贴在白板上或者墙上，这里我们也需要创造一个类似的环境。下面就是一个创造类似环境的过程。

准备工作完成之后，回到客户端中，全选 6 条笔记，在右边的菜单中选择「创建一条目录笔记」。

这一条的目录笔记就是我们进行进度控制的看板笔记，后续的操作将会依托这个笔记进行。在这里，我把它命名为「报告撰写看板」。

在印象笔记的新版网页编辑器中打开刚才建好的这条笔记。在目录的下方点击「 + 」创建出一个如下图所示的表格。

表格划分为「报告内容、资料收集、撰写、完成、整合」5 列，即看板的 5 条泳道。而在在横向上，他们组成了一个价值流——「报告内容→资料收集→撰写→完成→整合」。

我们可以把相应的交报告的时间要求进行划分，在泳道上标示出来。（也就是看板管理中的度量生产周期。）

接下来就是把表格上方的「背景」等 6 部分拖入最左边的泳道——「报告内容」之中。这样流程可视化的第一步就已经完成了。

每一件任务现在都处在流程中的起始位置了。

在看板管理中有一条叫做「限制 WIP（work in progress）」，即明确限制流程中每个状态上最多同时进行的任务数量。可以通过有序列表的形式，对每一条泳道中的项目进行自动的编号。这样一目了然的就可以看到关注的泳道中的数量。（这一点比现实中人工去数要好很多）

着手写作

在「看板上墙」之后，接下来的就是利用刚才搭建的看板对于整体的撰写进度进行把控了。开工写作，把首先要准备的「背景」拉入「资料收集」泳道里面。

关于泳道中放置的任务，上文中有提到的「限制 WIP 」。在实际操作中，在一条泳道之中，通常我最多放置三项任务。

便签排成一列放置在屏幕的左边，浏览器放置在右侧，搭配使用。相应部分的构思灵感、素材文字、图片素材都可以放置在便签里面里面。标签栏提供了一些基础的排版功能（因平台不同，Win 与 Mac 略有差异）可以对这些文字进行简单的处理。

这里并不建议花费过多的时间在便签中素材的整理上，后面会提到更便捷的方法。再者，尽管便签的导航栏位置并没有显示相应的图片按钮，但是图片是可以粘贴进去的。

在资料收集的差不多之后，回到浏览器中，回到「报告撰写看板」。将任务从「资料收集」中拉动到「撰写」之中。ctrl + 双击链接，打开相应的笔记。（ Mac 为 cmd + 双击打开笔记链接。）

接下来便可以在网页编辑器中在刚才收集的资料的基础上进行创作了。

报告整合

在所有的任务都处于「完成」这一泳道的时候，就到了最终的阶段——报告整合。当我们把所有的任务拖到最后的泳道——「整合」之中的时候也就意味着前面的六部分使命的结束。

打开印象笔记的客户端，选中背景、现状、目标、课题、解决方案、计划这六条笔记，执行合并操作。这样我们就会得到一条新的笔记。这条笔记通常是以排序在第一条的笔记名称命名的。

合并之后，「 yxreport 」的笔记本内此时就变得很清爽了。因为只剩下两条笔记了，一条是刚才合并之后得到笔记，一条是「 报告撰写看板 」。

在浏览器中，打开这条合并之后的笔记，借助于网页版编辑器的便利性，从整体上再一次对细节进行一下把控，细节部分进行一下微调。这样我们就可以得到最终的一份成型的报告了。

在实际的操作中，很多时候流程执行到这里任务并没有终结。这个时候可以参照上述的步骤，在「整合」的后面适时地再增加相应的泳道，这样继续在后面的流程中进行管控，直到任务的结束。

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