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日常工作中经常会出现这样的情况：

1. 小张怎么也想不起来上次收藏的一篇健身饮食相关的文章，到底是在印象笔记的「健身」分类下，还是在「健康」或者「饮食」分类下，跨分类的文章太多，小张感到头秃；
2. 小李用标签管理文档，但是每次查询标签时，总是犹豫到底应该搜索时间管理还是效率，亦或是工作流，标签实在太多，小李很恼火。

这两种情况都属于因整理方法不科学，而给检索时造成了麻烦。

检索分类的难题

在正式介绍整理方法前，不得不先声明一个事实：完全无重叠的分类是不可能实现的。

以小张为例，小张是一个健身教练，他在「健身方法」分类下有教会员如何管理「睡眠」、「饮食」和「健身动作」，同时小张也热爱生活，他在「生活」分类下有「财务知识」，并在「睡眠」和「饮食」里记录自己的睡眠和饮食习惯。这就造成了「睡眠」和「饮食」同时存在于个人生活和健身方法两个分类里。

像小张这样的情况几乎不可避免，分类作为一种整理方法，就免不了出现上图中重叠的部分。

什么是分类？分类就是预先设计好一堆插槽，再把不同的东西分门别类放进对应的插槽里。

小张在检索「饮食」相关的内容时，他的分类系统失效了，同一个东西可以属于不同插槽。小张此时必须用「个人生活 + 饮食」或是「健身 + 饮食」的扩展分类形式才能得到想要的结果。由此可见，分类失效最简单的解决办法是扩展分类，比如增加两个子分类「生活饮食」和「健身饮食」。但是由于文档日积月累，这种小分类越来越多，越来越难管理；而一些分类里只存了 1、2 篇文档，根本没必要单独开个分类。

小张的头秃越来越严重了，为了帮助像小张这样的分类困难症，人们想出了两种不同的办法：

1. 用标签解决重叠部分：比如饮食就可以作为标签，在「健身」分类下的文章如果贴着饮食就代表它属于健身相关的饮食，同时这个标签也可以贴到「个人生活」下的文章里。
2. 通通用标签：把个人生活变成标签，一篇文章如果同时贴有个人生活和饮食，那它就是生活方面的饮食，不是健身的饮食知识。具体的做法会在后面章节讲解。

遵守使用原则

不管哪种方式，即便有了标签和分类的双管齐下，也要有使用的原则，否则滥用的结果比不分类更麻烦。这回我们从原点出发，先思考一下人类检索信息的方式。

通常检索信息有两种方式：

1. 通过树形的层级体系，自顶向下一层层检索；
2. 通过碎片的记忆，用关键词和关联性，自底向上检索。

基于这两种常见的检索方式，我们可以约定一种分类和标签的使用原则：

• 谨慎扩展新分类，分类之间尽量不重叠
• 标签尽量不可拆分，标签之间组合使用

分类的创建成本高，检索成本低，所以分类只有数量少，重叠部分少，才能提高自顶向下查找的命中率。

标签的创建成本低，但是检索成本高，所以标签可以是跨类别的，标签越具体，组合越丰富，关键词命中率越高。

基于这两种原则去管理分类和标签，就可以保证你的检索体系不崩溃的同时，检索效率最高。比如我先搜索「健身」分类，发现文章太多，于是我加上饮食相关的标签，就可以轻松过滤掉大部分信息。标签越具体，组合越详细，过滤效果越好。

另外，假设我只记得文章的模糊内容，也可以直接搜索标签或内容。

完全标签化的思路

现在流行一种管理方式，抛弃分类，完全用标签管理。拿印象笔记为例，在这篇《Using Evernote (the right way)》的文章中，作者抛弃了常见的笔记本分类法，完全用标签来整理笔记。笔记本只保留「收件箱」、「收藏夹」和「废纸篓」。这种方式免去了整理笔记本的麻烦，但同时，造成了检索时必须依赖标签的局面。作者为了解决这一难题，提出了一种被我称之为「给标签分类」（ 原文是 Organize Tags）的做法。其实给标签分类的做法非常常见，以 豆瓣 为例，你肯定见过下边的标签分类方式：

这种方式的好处就是：你既可以直接在搜索栏搜索具体的标签，也可以通过标签分类先筛选出标签，再点击标签明层缩小筛选范围。这就解决了标签不好逐层检索的问题。

仍然以印象笔记为例，我们该如何改造它，使之成为完全标签化的系统呢？

首先，把现有笔记的标签归入对应的父类标签。比如新建一个信息管理，然后把项目管理、时间管理、思维导图、信息检索全部拖到信息管理标签下，使之成为父标签。

之后，按照「我是谁，从哪来，到哪去」的原则补充所有遗失的标签。

• 我是谁，笔记属于哪个知识点、具体的知识类型
• 从哪来，笔记的来源，如果是网页剪藏，印象笔记会自带来源信息
• 到哪去，笔记的用途，比如进行中的某个项目

这样，一篇笔记的标签看起来是这样：

这里的来源我直接使用了印象笔记自带的信息。标签的用途如果不明确也可以忽略。知识点要遵循具体，尽量不可拆分的原则。父类别标签的存在，是为了避免开头中小张遇到的问题：标签太多时检索无从下手。文章有了父类别标签，你就多了一种筛选笔记的方式：直接在标签管理界面点选父标签来缩小筛选范围。

完成了这些，我们下次检索笔记，就可以用两种方式：

1. 通过父标签 > 子标签的方式逐层检索
2. 通过搜索框输入标签名直接检索

如果你不是印象笔记用户，也可以采用一些迂回的手段，比如建立一张标签父子关系的笔记，来作为查找目录。

看到这里你也许已经发现，这种完全标签化的方式其实只不过是把分类变成了标签，它同样存在父标签之间范围重叠的问题，所以一样要遵循前文的分类和标签的使用原则。

小结

本文先分析了检索分类的难题——分类之间的重叠造成添加和检索时的不便。之后按照分类和标签两种归类方式的区别，提出了创建和使用分类、标签的原则，即谨慎分类，组合标签。之后介绍了一种完全标签化的管理信息方式。它的本质仍然是通过分类 + 标签的组合，提高检索效率。

希望本文对你有所帮助，也欢迎在评论区留言发表你的观点。

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