前言
2024 年 8 月，Notion 终于上线了官方的简体和繁体中文版，那些需要反复折腾汉化插件的日子终于到了尽头，不仅如此，重磅新功能数据图表（Charts）如期而至，还有表单功能（Forms）也在酝酿之中，今年的大动作实在是让人目不暇接。
因此在我看来，现在或许就是上手 Notion 的最好时机，不仅是有了语言上的便利，更因为 Notion 的迭代正在加速，也变得越来越强大，越来越好用。
所以我进一步修订完善了这篇文章，并向所有用户永久开放试读权限，不论你是否订阅 我的课程，这篇文章都能让你更快地上手 Notion，更好地领会、习得 Notion 的价值。
当然，如果你希望获得更系统完整的 Notion 进阶知识，拥有从零搭建个人生产系统的能力，也欢迎你订阅我的 Notion 系统课程，相信一定不会让你失望。
Notion 是什么、能做什么
虽然 Notion 名声在外，但很多人对它的认知局限在「Notion 是一款笔记软件」上，我觉得有必要先简单聊聊，作为一款估值超过百亿美金的产品，Notion 的一亿用户都在用它来做什么。
笔记和写作
对初试 Notion 的新用户来说，Notion 首先当然是一款笔记软件，并且是免费的、能全平台云同步、能写文章、能记笔记、能搜索、能插入图片、视频、音频、表格的笔记软件。
就纯粹的写字这件事而言，Notion 已经做得相当不错。不论是纯文字创作，还是较为丰富的图文混排，花 1 分钟学会最基础的分栏排版方法，即可在 Notion 中实现上限极高的效果。
图文创作如果不是你的目的，那么短篇笔记搭配有次序的结构化目录，也能够充分满足你灵感记录的需求。
客观地讲，你应该找不到第二款笔记软件，在不付费的情况下还能拥有如此之多的功能和权益。
计划与工作
在工作项目中，我们往往需要同时追踪大量的信息，包括时间节点、任务状态、负责人员，以及工作进展等。
这些信息在一般的笔记软件內也能够做到，用纯文本加列表或表格的形式来记录，就能够完成得很好。
但 Notion 的数据库天然更适合用来记录结构化的数据，不同的字段可以用来描述不同的信息维度，然后分组、过滤、筛选、排序、视图等功能，则可以帮你更好地处理大量繁杂的信息。
如果你选择的是常规的笔记工具，那么通知提醒、群组权限、文件共享、协作编辑、备注评论等需求往往就需要依靠另一款，甚至是多款产品搭配着使用。
而 Notion 把这些功能全部整合到了一起，只需要一个邮箱即可邀请另一名同事和你协同编辑。
应用系统搭建
因为 Notion 首先有了数据库可以作为「增、删、改、查」的基础，再加上分栏结构、模板系统、按钮组件、函数处理、自动化流程系统，以及拥有 GPT-4o 模型加持的 AI 问答系统，使得我们可以在 Notion 中搭建具体的应用，或者创建复杂的工作流程。
例如 CRM、库存管理、项目管理、图书管理、财务记账、素材搜集管理、稍后读系统、OKR 目标管理、习惯追踪，甚至是个人博客、产品网站的搭建，都可以用 Notion 做到。
到这里，我们就可以简单梳理出 3 条关于 Notion 的基础认知：
- Notion 是一款免费、好用、支持全平台的笔记软件
- Notion 能够用来高效地处理文字和数据相关的工作
- Notion 的高自由度允许你在其中搭建任意形式的工作流
这三条当然不能完全概括 Notion 的能力和魅力，但如果这三条还不足以激发你的兴趣，那么我认为更多的进阶用法说明，也只是徒增尬吹而已。
五个建议更快上手 Notion
也许你通过前文的介绍，已经对 Notion 产生了浓厚的兴趣，或者你也可能早就尝试过 Notion，但因其庞大的体量、繁杂的功能而难以上手，最终导致放弃。
或许天性使然，我们总是容易对看似复杂的东西心生畏惧，也或者只是纯粹感到麻烦而已。想起来我也讨厌吃需要剥壳的螃蟹，也就不是不能理解了。
所以在正式进入我的 Notion 课程之前，我想先描绘一下，通常一个新手是怎么放弃使用 Notion 的。
也许错误的打开方式
看了视频觉得 Notion 无所不能，于是燃起斗志想要快快上手；一番尝试终于注册好账号，却因为没有中文界面就产生了放弃的念头；终于等来了官方中文，但面对空旷的界面又不知道该写些什么；被大数据推送了几个 Notion 博主的「尬吹视频」，又一瞬间激荡起了满满的动力，可是付费买了一堆模板，又因为根本用不来模板而受伤。
于是三天、五天、一周的折腾过去了，最终发现不论如何折腾 Notion，都无法将它套用进自己的工作流里。冷静下来一总结， 才发现为了折腾 Noiton 已经浪费了大量时间，于是开始懊恼和烦躁，后悔不知不觉已经浪费了那么多的时间。
最终醒悟，过度折腾反倒害了自己，于是毅然决然放弃 Notion。
依我观察，以上至少能覆盖一半新手的心路历程，并且可以总结为两句话：
- 不知道能用 Notion 写什么
- 为用而用，凭空创造了太多需求
所以接下来我想为所有的 Notion 新手、或者所有尝试过 Notion 但最后却放弃的朋友提 5 个建议，或许能让你更好地度过 Notion 新手入门的磨合期。
建议一、暂时放弃迁移笔记库的念头
在刚上手 Noiton 的前一个月，我郑重建议大家不要把时间花在「迁移笔记库」这件事上，因为它不仅繁重且低效，还可能因为弃坑 Notion 而使得大量的时间被浪费。
Notion 的使用方式与你过往的笔记习惯有很大区别，现在的批量迁移只能为日后制造更多困难，并且整个过程我们并未创造任何新知识，迁移搬运只会让你产生虚假的满足，等到搬运结束后，巨大的空虚感就会向你袭来。
所以在这个阶段下，我更建议你同时使用新、旧两款笔记工具，然后再慢慢地将高频记录的内容迁移到 Notion 之上。
建议二、从日常高频记录的内容开始
在你熟悉了 Notion 最基本的操作界面，也知道该如何创建一页新的笔记之后，我的建议是，先不要下载复杂模板，也不要以搭建完整的知识库为首要目标，因为新手还无法分辨哪些笔记资料适合用 Notion 来记录。
我们只要先从一页简单的笔记开始记录就好，毕竟就算 Notion 再复杂，它的底层框架依然还是简洁易用的文字编辑器，这才是能让你最快感受到 Notion 价值的方式。
所以有哪些笔记需要我们每天高频记录呢？
如果你是学生：
- 作业记录：老师发布的作业要求和截止日期等
- 日程计划：每周、每月、每个学期要完成的任务、活动等
如果你是工作人士：
- 会议记录：会议讨论的主要内容、达成的约定或决定
- 工作日志：当日工作的主要进展、完成的任务信息等
如果你想记录日常：
- 生活记事：一天的所见所闻和心情，用简短段落概括
- 购物清单：列出本周需要购买的食物、日用品等清单
这一步的核心记录原则就是，用 Notion 执行足够简单、且较为规律的重复记录。
你无须思考今天到底该写什么，没有字数限制，写出来就行，偶尔不写也没有任何问题，不要因此产生任何负罪感。这些内容不用任何复杂排版、也无需数据库来组织编排，重复记录、定期回顾就能让它们发挥最大的价值。
于是你会为了记录这些日常，每天习惯性地打开一小会儿的 Notion。随着记录频率的上升，你会自然而然地对 Notion 的斜杠命令/ 产生更多的探索欲望。
你也许会想插入勾选框，在任务完成后痛快地勾掉它
你也许会想插入表格，用更规整、更结构化的方式记录数据
你也许会尝试着将一整个月笔记都写在一个页面中
你也许还想插入图片、视频、网页、甚至是公式或者代码等内容，一步步地「试探」Notion 所能实现的功能上限：
当你渐渐发现，你需要的每一个功能、每一个需求都能够用 Notion 更优雅地实现之后，Notion 已经能给你足够强烈的反馈，让你能继续使用下去。
如果你玩过手游的话一定会注意到，所有的手游都会有一个「每日任务」和「每周任务」，虽然这些任务给的都是「蝇头小利」，但它的吸引力就在于，只要我们去做就一定能有收获，并且做这些日常任务实在无需任何的思考成本。
渐渐地你从一个页面开始，不知不觉就创建了更多的页面，用来承载不同主题、不同用途的项目。这个时候要组织这些文档，最简单的方式就是用一个大的页面来包含这些子页面：
在 Notion 中，任意一个笔记页面都可以内嵌无限层级的子页面，而这些层级结构表现在侧边栏上就是这样子：
我们已经知道，Notion 的页面是一个能够存储文本、图片、视频、音频等数据的巨大容器：
在这个页面内，我们还可以内嵌其他的页面或者数据库：
与此同时，我们又能够将这个页面嵌入到其他的页面或者数据库内：
因此某种程度上你可以先沿袭过去的笔记习惯，用这种方式创建一个树状结构的笔记内容框架：
由此可见 Notion 能够兼容你过去的笔记习惯，也确实有相当一部分人就是这么用 Notion 的：为每一个大主题创建一个页面，将子主题内嵌在大主题之下，然后根据实际需要继续将目录细分下去。
新手阶段我们先不要深究该如何更好地组织这些页面，因为等你会使用数据库后，所有的页面都能很快地获得整理。
这个阶段最重要的就是尽快让 Notion 发挥它最基础的「文字编辑器」的价值，辅助我们完成当下最重要的任务记录，写完最迫切需要完成的文档。
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建议三、创建收件箱，收纳零碎文档
在第二个建议中，我们确定了最常记录的文档类型，也用最传统的树状结构进行了一定程度地整理。但很多突然的灵感、突发的决定、或者是你偶尔剪藏的文章，似乎还没有一个适合用来存放的地方。
于是问题产生了，我们需不需要为这些零散的笔记单独创建一个顶层文件夹呢？ 我的建议是，一定要谨慎创建侧边栏的顶层目录，否则你很快就会在侧边栏堆积起一堆主题迥异、且毫无联系的文件夹。
这些零散的文件夹会持续「注视」着你，要填补的内容太多，要做的事情太多，要跟进的想法一个接一个，不知不觉就会在你的 Notion 笔记库内积累起巨大的压力，然后带来极大的负反馈。
所以这里我们要引入 Inbox 文件夹（收件箱）的概念。
Inbox 来自经典的 GTD 工作理念，它主要起到收集、临时存储的作用，帮助我们实现心理上的「放空」。因为对临时笔记进行分类归档是一件相当麻烦的事，如果每次都需要思考它应该存放的位置，就很容易让灵感丢失。但如果不加分类，时间一长又会让笔记库变得像垃圾堆。
所以我们可以在顶层目录创建一个 Inbox 文件夹，然后就可以像下图这样，直接将侧边栏已有的零散文档拖到 Inbox 页面里，后续如果还有更多零散的笔记，也可以「暂时」先放在这里，以此避免过多的零散页面持续消耗你的注意力。
毕竟对知识工作者来说，注意力就是最重要的生产资料之一。
还有一种可能是，也许你已经在 Notion 中折腾了很久，但越整理就越想放弃，实在不知该从何下手，过去创建的文档成了沉重的负担。
这个时候我们也可以创建一个 Inbox 文件夹，或者命名为归档、临时存储都可以。我们的目的是能够将这些旧的文档全部塞进这个文件夹里面，帮助我们暂时摆脱它们的束缚，既能给自己一个崭新的开始，又不至于真的把过去的文档全都删掉。
接下来，关于 INBOX 文件夹的维护，我有这样的三条笼统的建议可以给到新手用户：
为 Inbox 设定收纳条数上限（例如 20 条），以及设置定期清理计划（例如每两周一次）
- 到达条数上限、或者到达周期时间后，将 INBOX 中的同类文档进行归类，然后为鲜明的主题建立一级文件夹
- 当一级文件夹中的笔记条数又达到了 20 条，再继续沿用上面的方法，继续归类并建立二级文件夹，但最好不要超过三级文件夹。
为 INBOX 设置收纳的上限，让我们既不是时时刻刻都在整理，也不会因为囤积过多而丧失整理的动力，这样能让我们的笔记系统处于一种动态平衡中，也能及时发现成体系的文档主题，让笔记目录从实践中生长出来，而不是靠脑补未来的自己而提前规划。
建议四、尝试构建简易的个人主页
在第二个建议中，我们确定了日常需要频繁记录的文档类型，然后在第三个建议中，通过 INBOX 的临时归档与定期整理，我们的 Notion 笔记库中就会自然而然地「生长」出不同主题的顶层文件夹，就像这样：
然而随着记录的加深，你可能会发现，由于 Notion 过于自由的记录方式，你总是需要从一个文档跳转到另一个文档，那么有没有更加便捷的方法呢？
1. 构建个人主页雏形
在这里需要再次强调一下 Notion 页面所具备的两个特性：
- 任意页面可以内嵌无限层级的子页面
- 任意页面都可以使用分栏模式进行排版
接下来我们可以输入快捷键 /3c ，即可将页面分成 3 栏结构：
将 Notion 的页面进行分栏后，就可以最简单的分栏排版来构建一个简易的个人主页了：
使用 alt + 鼠标左键点击（ （Mac 用户请将 alt 换成 option），就可以将这个主页内的任意页面以侧边栏（Side peek） 的形式打开：
2. 迭代个人主页排版
不过用这种方式将所有文件夹放置在页面顶部，似乎就浪费了下面的一大片空间，并且好像也只是另一种形式的目录结构而已。
所以我们可以将页面从三栏结构调整为两栏结构，然后缩短目录栏位的宽度：
接下来我们就可以根据自己的需求，在右侧的空白页面放置你需要的页面，或者功能区块了，例如今日任务 + 稍后读清单，或者只是单纯插入你喜欢的图片、海报等内容，想放什么就放什么，主打一个开心就好。
附模板参考页面：点我
通过不同的分栏排版、以及不同的功能模块，我们更好地体验到了博主们口中盛赞的 Notion 的自由度，通过侧边栏（Side peek）则能避免在各种页面之间来回跳转。不过 Notion 的分栏排版依然是一个庞大的课题，你可以阅读本栏目的 1.4 篇，学习更多分栏排版的技巧。
在你完全掌握 Notion 的各项技巧之前，我建议各位，分栏结构最好尽量简单、同一页的笔记格式不要太多，一定要平衡好排版的复杂度，否则就会做得花花绿绿的，只能增加页面的复杂度，对笔记的组织管理并无太大帮助。
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建议五、正确地看待和使用数据库
从前面四个建议我们能够看出，即便没有用到任何数据库，Notion 功能的丰富度和使用方式上的自由度，已经远远超出了其他传统笔记软件所能做到的层次。
如果你曾因为无法掌握数据库而心生退意，或者认为数据库是刻意创造需求之下的烦恼，我会建议你先将 Notion 当作是一个纯粹的文本编辑器来使用，不要有「不用数据库等于不用 Notion」的念头，这样的评价也许是小看了 Notion 本身的文字编辑、图文混排，以及页面分享的能力。
如果你已经大致了解数据库的基本用法，也需要认识到一点，数据库并不是解决问题的终极方案，不是所有笔记需求都必须用数据库来组织或者呈现。
在新手阶段我们很容易对数据库产生过高的期望，然后过于慎重地对待每一个新建的数据库，这导致我们很容易沉迷于研究每一个字段（Property） 的用法，花上几个小时得到了一个看似强大完美的数据库框架，但真正迫切的工作却摆在一旁一动不动。
新手阶段，我会建议先简单地从以下 2 个实例出发，简单地使用和体验数据库的基本功能。
1. 给文档打标签
首先我们可以把数据库当成是另一种形式的文件夹。
假设我已经用 5 个页面分别写了 5 条日报，那么我可以选中这 5 条日报，然后直接将它们拖动到数据库里面，这样一来数据库就成了一个简单的文件夹。
需要注意的是，你不能将文档拖动到单元格內，而是需要拖动到数据库的蓝线上，如下图所示。
在下面的「观影记录文件夹」中，我为每一部看过的电影都打上了各式各样的标签，包括观影渠道、电影类型、豆瓣评分等等。
有了标签我们就能对这个表格进行内容筛选。现在我的要求是筛选出 2023 年看过的、评分在 8 分以上的科幻电影，筛选结果如下：
与此同时， Notion 数据库与传统表格的区别在于，其中的每一条数据都可以独立展开为文档：
其他表格形态的产品，例如飞书多维表格，将数据展开后并没有办法继续在数据条目下方创建新的图文内容，这就意味着多维表格依然还是表格，和 Notion 的数据库还是有本质区别的。
2. 管理轻度的任务或项目
首先在表格视图下填写每个任务或者项目的基本信息：
然后打开文档页面，为该项目补充更加详细的信息背景、或者任务要求：
最后选择不同的数据库视图，让同一条数据能够从不同维度灵活展示我们最希望关注的特定信息：
到这一步你也许会对数据库产生巨大的好奇心，好奇别人是怎么用的，好奇还有哪些高级的模板可以下载；也可能因为分辨不清各个视图的具体用法而感到烦躁，因为数据库的每个使用细节都藏着巨量的使用技巧。
对此我的建议是，折腾的确可以获得乐趣，但请一定在完成眼前的任务后再进行；挫折会时常在学习数据库的时候发生，如果因此浪费了大量的时间，那我们就先专注于表格视图（Table）一种即可，先把它当成新奇一点的表格来使用，就已经能获得很好的使用体验。
很快我们就会在课程的 第二章 用非常详细的篇幅来介绍数据库。
在此之前，还请谨慎地创建数据库。因为一个数据库就代表着一个目标、一个要求、或者是一个项目，创建太多的数据库不仅会分散我们的注意力，也会极大地消耗我们的精力和时间。随着日子的推移，必然会出现非常多的数据库仅记录了零星的几条数据，这样会带来极大的失落感甚至是内疚感，负反馈会很强烈。
所以我们最好先用一个固定的数据库来管理那些最频繁记录的文档主题，在学会数据库的筛选分类、以及不同数据库视图之间的切换后，再尝试去用更多数据库管理更多主题的文档合集。
总之一定要循序渐进，不要一口气为 Notion 设定太高的期望和目标。
简单总结
其实前面的五个建议的核心思想非常简单，那就是先单点击破，再谋求进步。
先写文档再尝试数据库，先选择表格视图再折腾其他视图；先用最简单的方式完成眼前的需求，再尝试学习更加高级的方法；先降低对 Notion all in one 的预期，再逐步加深 Notion 对原有工作流的渗透。
我相信这条路径应该更为健康，不至于被各种看起来酷炫，但用起来艰深复杂的模板所劝退。
另外，如果这篇文章让你对 Notion 产生了兴趣，或者在后续使用过程中遇到了任何困难，希望有人能够帮你解决的话，也欢迎你订阅我的 Notion 系统课程。这套课程从 2023 年 1 月开始创作、迭代至今已更新 6 大章节、超过 40 篇文章，你可以点击 这个链接 查看关于课程的更详细介绍。
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