P.B.A.T. —— 基于 Notion 的人生管理
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文章代表作者个人观点,少数派仅对标题和排版略作修改。
TLNR 版 :
P.B.A.T. 是我上手 Notion2 周后,给自己搭建的一套 Notion 数据和页面体系,以及对应的工作流。从命名上可知,我有借鉴 Tiago Forte 的 P.A.R.A 体系,其实研究过程还有关注 Zettelkasten 卡片笔记法,August Bradley 的 PPV 体系等等。大师们的体系都很厉害,但适合自己的才是最好的。感谢 Notion 是这样一个高自由度的产品,让我摸索着打造出了属于自己的一套方法。
P.B.A.T. 是什么?
核心理念 :以终为始,分级深化,以输出和复盘逼自己行动,以最无脑执行的工作流让体系跑起来。
原来的我,想做的事情很多,做完的事情很少。
最终的结果就是:曾经作为兴趣去了解了的领域,没有应用,没有实践,浮于表面,慢慢淡忘;接触到新的领域似乎感兴趣,却又不敢轻易尝试了。现在,总觉得自己什么都大概知道一点但不是真的懂;已经不是后浪了,痴长的这些岁月大概都喂了狗。
其实一开始使用 Notion,并没有期望一个工具来解决我这样的问题。(主要是听说他个人账号永久免费了来体验一波的)没想到用着用着就开始打造自己的主页、开始思索页面怎么布局、什么内容记录成数据库这些问题,然后越陷越深 ...
附:本文配图是自己的 Notion 工作区截图,因为个人习惯的原因,我的自产内容往往框架是英文,实际内容又有中文。多多少少影响观感,抱歉。因为要和配图关联,又要尽可能把事情说明白,文章中我尽量中英文名词都指出。
可以说,P 是我原先的 Omnifocus,B 是我原先的 Pocket/ 收趣 /http://Raindrop.io 之类的收藏工具,A 是我的手帐,T 是我的工作流。
(顺便回顾一下,我在 Omnifocus 里践行 GTD,死在了 Project 管理上;用过甚至买过好几个「稍后阅读」工具,死在了有存没有读上;手帐,死在了手残上 ...)
现在,在我的 Notion-PBAT Workspace 里,我可以通过自己定义的工具和工作流,将 P\B\A 三大部分内容都整合起来。
终于,可以实现好好管理自己的人生了(大爱)
首先,展示一下自己的首页。
我目前的命名为 Guides(指路牌)。虽然名字平平无奇,却挺符合本质的。这就是一个目录页面。不过,我可不是拿 PBAT 的体系目录直接来当目录的。
什么时候我会来 Notion 的首页,而非直接去某个特定页面呢?一定是我在一些日常事务的空档间隙,有个空,喘个气,暂时没有明确目标的时候。
首页的设计,带着把时间管理和事务管理游戏化的思路。我可以选择几个角色。不同的角色,去向不同的页面。
来到指路牌之时,我就想像自己是一个游戏主角。现在我的心情如何,带上什么角色帽子,就去做什么工作。
一个人是一个公司,自我管理要举重若轻。减少思考,减轻负担。这是这个首页希望起到的作用。
P(Project)目标项目管理。自上而下分为 n 个数据库,分别是:
领域 Area
我这里的领域 Area,比 PARA 里的 A 更大一些。PARA 体系里,可能所属公司算一个领域、一个技能一个领域、某个圈子兴趣也算一个领域。而我的 Area,更像人生的大分类,目前我的 5 个领域分别是:Basic Life,Life Plus,Family,Career,Social。这 5 个领域,前两个是内修,后三个是我和世界的关系。
领域虽然是一个数据库,但是确定好了基本不需要频繁更改。而我常使用的一个页面反而是 Tools 里的一个展示领域和项目间的关系的页面。浏览在不同领域下的我有哪些项目,其实就是检查我的精力花在哪些方面
项目 Project
借鉴 PARA 里的项目定义,我的项目也需要遵循两个必要要求:要有时间,要有具体可衡量的目标
项目数据库的必填栏目是 Area、Name、Definition of Success、Status、Time Frame
每一个项目里的页面内容,都是由一个固定的项目模板创建的。模板我基本照搬 Maria Aldrey 的 Content Project Template。这个模板太好了,好到我几乎没有怎么改动,只在顶部加了一个更新记录。
模板包含 10 个标题,想要在这个项目上开始工作,就从第一部分开始逐渐往下填,10 个标题顺序涵盖了定义项目、分拆目标、研究、撰写大纲、交付计划、分析效果、复盘总结这一套完整的流程,填到最后,项目就达成了。
在项目的前期阶段,回答问题 1-3;项目进行中,主要在 4、5 上工作,直到 6、7、8、9 都完成,其实这个项目对应的交付物和交付都准备好了。10 则是复盘回顾。
以终为始
虽然用了一些偏项目管理和软件开发的词汇,但实际上,这套框架可以用在任何项目上。有句烂大街的话说「人人都是产品经理」。任何事情如果需要花精力去做,它势必是有所产出的,那么就把它当做一个产品来创造和运营,关注受众、关注结果。这是我从事产品设计 n 多年深深体会的一点。
项目任务
这没太多好说的。基本上是跟项目强相关的,从项目页面做任务分拆时拆出来的步骤任务
日历
约定好的事件。用好 Notion 的 Calendar view 和 filter,日历也不再需要了。
独立任务(非项目任务)
这是 todo 系统的一个补充库。装一些我偶尔想到或者偶尔发生的待办事宜。
我之前的 GTD 实践,常常觉得不好处理项目任务和一些偶发任务的关系。比如想到要去物业交物业费,或者想到有空调研下上海大观园看看适不适合安排一次家庭游览。这些偶发事件是需要记下来的。但是往往并不在任何一个提前计划好的项目里面。之前用 Omnifocus 时,我总是要为这些事情增加一个 Single Action 项目或者 Misc 项目。但是这又和项目「必须要有时间规划和可衡量的目标」相违背 ...
后来我发现,这类 todo 不需要很重的管理,只需要记录下来。有具体时间的,适时提醒我;我有空的时候再过一遍这个库,看到哪个顺眼就搞一搞就好~
Task Inbox
上述的 todo,其实分的比较细。并不是每次有个待办都要想一下算哪类的。Omnifocus 的经验让我设置一个 inbox。
我的 Task Inbox 是日清的。实践下来每天新增的需要整理的,也就十几条。
小结一下
从拆解人生目标开始,到我当下要努力的领域,乃至当下有哪些需要具体完成的」项目「,这些都是需要静下心慢慢写出来的。回想我之前失败的 GTD 经历,最大的困难就是什么都是 Project,花好几个小时整理出的项目和任务列表,已经耗尽了所有精力。
其实我一直是一个不太知道自己真正想要什么的人。曾经不敢面对这样的问题。不过,现在已经可以慢慢调整心态。其实,找到自己的方向和经营企业一样,本来就是要探索和试验的。即使不确定成功,起码需要先放下负担,轻装前行。
我的 P 部分,本质上就是好几个数据库。但在日常使用时,我是不会一个个数据库整理过去的。领域已经确定,目测一两年内不需要修改了;项目任务是直接从项目里分拆而来的,直接跳过 Inbox。独立任务、日历都是从 Task Inbox 处理来的。
感谢 Notion 的强大,日常采集和记录全平台都可操作。我给自己设定了好几个工作流页面,通过每天的日清日结、周循环等几个页面,就能够保证数据库的内容详实、信息更新。这些工作流页面都在第四部分(Tools)里。
需要自己主动做的事情就一件:坐下来,进入当前要花精力的项目,干活!
B(Brain)第二大脑:Second Brain 和 Read It Later(稍后阅读)两个数据库
稍后阅读都是文章,只要有标题、URL 即可;Second Brain 则是各种零碎相关的知识点、关键词、资源站等等,往往是我手写的一两句话做提示即可。因为数据组成有明显的差异,我就分了两个库。但基本上是同等对待的。
我的第二大脑的概念和执行法非常简单:把日常被动接触的、主动搜集的资讯信息全都聚合到一个地方,并且打上项目相关的关键词 tag。那么当进行相关项目的时候参考和引用即可。我之前用各种工具存了很多资讯和网页,从来没有真正觉得它能成为我的第二大脑。而在 Notion 里,通过数据库连接,我发现有奇效。
举个例子,大概一周前,我给自己定了一个 Project,叫做「梳理清楚自己的 notion 体系,并且发文分享」。按照 Project 模板,第 5 部分的 research,我把我的两个大脑数据库,以及 todo 库关联了进来,大概长这样:
前面三个可展开的数据库,分别是我没有打过标签的稍后阅读、待办事项、二脑库。我在项目计划时展开他们,浏览一遍标题,和 Notion、GTD、笔记体系相关的,我都打上」生产力「标签。然后就合上。
后面三个库,只展示刚刚挑选出来的稍后阅读、待办事项、第二大脑库。展开效果是这样的:
之前积累的资讯,不管是读过没读过的,只要和这个项目有关的,都在项目页面里面了。而我项目过程中对 notionGTD 相关的零碎思考和想法,也都在了。
这篇文章的产出过程,其实就是不断的参考别人,思考,撰写自己的思路感想片段,最终整理出大纲,调整行文,修饰文稿的过程。
泛兴趣收集与有限管理
有「稍后阅读」习惯的人很多,也常常有人调侃,RIL(Read it later 稍后阅读)本质上是 RIN(Read it never 再也不读)。我也苦于此久矣!
但后来发现,我没有办法因为没法处理这些 RIL,就不存了。其实世界很大,故事很多,那些能被我刷到、看到、关注到的信息,如果能诱发我一点点主动的关注欲望,其实已经经历了几层过滤。不存不看,对于我是一种「反好奇心」的事情。
那存了很多东西怎么办呢?嗯,后来我就习惯了。(手动狗头 .jpg)
给自己一个预期,「稍后阅读」只需要有限管理,既然是泛兴趣收集,信息沉寂是必然而且必要的。人的精力是天然的过滤器。当时没有空,回头想不起来,那说明这件事对我不重要。如果重要,那它一定会再次出现。
我的「稍后阅读」有限管理是如何做的呢?
我只针对自己最近在进行的项目,给 RIL 库打标签。比如我目前有这个 notion 使用分享的项目,我最近就会打「生产力」这个标签。所有我觉得和 notion、笔记应用、知识管理、时间管理等相关的文章,都会打上这个标签。在项目的页面,
我也不再为自己专门安排时间,来阅读 RIL 库存了。所有的精力都应该是项目导向的。只有项目页面关联到的,我才会做深入阅读,笔记,写自己的感想。(这一部分笔记的深化不在 Notion,而在 Obsidian)
那么,那些和当下项目无关的 RIL 是不是就再也不会出现呢?嗯,没关系。收集的那个操作,也是能带来满足感的。(手动狗头 .jpg)。
后来,我发现 Notion 还给我带来了小惊喜 。在 Notion 的里将文章收集进数据库,自带创建时间,也就是收集的时间的。有时将自己的 RIL 库拉出来,按照时间倒序排一遍扫一眼,清晰地看出来,我前面一段时间曾经对那些主题、话题感兴趣,狂存了一些资料;也能看到,有哪些话题反复的出现在我的时间线里,或许我对此感兴趣只是一直没有机会。这些发现都是因为个人数据积累带来的洞见,而且是别的稍后阅读 app 从没有给到我的。
A(Archive)人生存档:依旧也是几个数据库,从名字就能明白意思
我的 Call Outs 页面(此处感谢 Notion 中文社区的群友 @Yrodeba )
我的 Journals 数据库
我的 Daily Stats 打卡页
Journal 是每日记录。本来一些每日数据是写在 Journal 里面的。但是后来数据越来越多,我怕 Journal 的 property 会多到头皮发麻,所以复制出新的数据库专门存数据型内容。Journal 则专注在文字的记录和想法记录上
T(Tools)工具箱:亮点来了。首先展示一下我的 Tools 部分目录
Guides
Guides 就是首页,前面已经解释过了,用情境和角色,引导自己去向该去的地方。虽然在层级上只是 Tools 的子页面,但 fav 之后在左侧栏独占一区,非常有地位
我的 Guides 首页
Today‘s Happening
这是每日最常去的界面,也是我案前工作时常开的界面。
这个页面有三个区域
我的 Today‘s Happening
因为 notion 的移动端 inbox 非常好用,所以,非案前工作的时间,如果我有啥想记的,都记录在 thoughts 数据库里,回到电脑前,在这直接就能看到了。
时间线部分,把我一天的时间分了块,左侧计划在早上一天开始时就定下来了,但右侧需要自己主动填写,把每个时间块都填上就好。如果我在外不方便编辑,就直接写 thoughts。因为 thoughts 自带创建时间,然后晚上整理时间线的时候,把内容搬过来,放在对应的时间块里就好了。
这个页面起到的作用,就是在「日」这个最小的循环单位里,辅助我记录琐碎、安排精力。并且引导我在计划的,该花精力的地方花精力。
每天晚上,在 Today‘s Happening 页面新建一个 Journal 当日记录,把写好的实际时间轴,复制进去作为当日内容
Daily Task Generator、Weekly Look-back 和 Area&Project Alignment
这几个页面,是典型的应用页面,也就是我以 Page-as-an-app 的思路给自己定制的工具页面。它们对应着我的日循环、周循环、月循环的日常复盘操作,大概是这样的
我的 Daily Task Generator(每日任务生成器)页面
我的 Weekly Look-back (每周回顾)页面
Messy Box 一号和二号
因为我有很多数据库,光待办类就分为 project、project todo、single action 等等,数据库的维护对我就非常重要。我给所有数据库都定义了一个」V「属性,意思是已核对过。这个属性主要是确保我加某个数据库的内容,起码看过第二眼,检查过一遍。 在工作流上,我确保一个数据刚刚添加时,肯定不勾」V「(V 的意思是 Verified)。当时当我有一点零散的时间在电脑前,可以回顾一遍最近加了哪些东西时,就把没」V「的,看一遍。
例如从别的地方看到一篇文章,觉得不错但没空看,或者看完了觉得挺好值得存一下,用了 share to Notion 或者别的工具存进库里,当时是不管的。
但有时间的时候,可以理一遍数据库,就直接点进这两个页面。
这两个页面的内容很简单:展示 Thoughts、RIL、Single Action、Sec Brain 四个库的新内容。Messy Box 1 号展示今天新增并且没有 V 的;Messy Box 2 号展示所有没有 V 的。
Data Viewer
Data Viewer 其实是个目录页,里面有好几个 View
设置这个部分的原因,是我给自己设计的数据库的主要考量是数据类型和工作流。并没有特别在意数据的展示。在日常工作时我发现,如果聚焦当下的、需要进行的内容,减少数据数量,那么最常用的永远都是表格视图。
不过,Notion 其实给了很多很好的展示功能。例如项目看板,日历进程等等。
所以,Data Viewer 组里,我给自己设计了好些个页面。通过嵌入 Link to database,用不同的效果展示现存数据。一键直达,效果棒呆。
呼,整个体系写出来还挺复杂的。想想自己也迭代了两周呢。回顾一下:
P.B.A.T. 是什么?
PBAT 每个部分里面,具体怎样搭建,我的实践只是参考。每个人都可以在 notion 里创造最适合自己的「个人 app」。
我曾经是一个爱研究、爱计划,实际执行力非常低的典型「拖延症」。现在,病没完全好,但起码意识到了自己一些深层的心理痼疾。整理、分析、设计,也是我应对信息洪流的一种对策。对我来讲,Everything is in its place(每个东西都在该在的地方)能给我带来极大的安全感。
我的 Notion 的使用之路其实才刚刚开始,这篇文章,也是自己给自己规定的 NotionGTD 项目的产出。感谢你的阅读,希望你也能收到一些启发,去创造最适合自己的 Notion 「个人 app」。
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