化虚为实，用 Notion 来具体化你的新年目标与项目

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大家新年快乐~ 2021 已经过去半个月了，每个人想必也都都列了 2021 的新年目标，立了 Flag，不知道实行得怎么样呢？

往往新年愿望的存在意义就是在下一年的新年目标中，加上「完成上一年的新年目标」🙃。为什么我们的目标无法实现，总是忙忙碌碌却没有太多收获呢？今天我们来聊聊如何来制定践行我们的目标，并通过 Notion 来拆解安排跟踪目标和项目。文章末尾可以点击获取我制作的 Notion Template。

时间管理第一步：计划

在上一篇文章 2020 最后一天，你准备好明年的时间管理了吗 中，我们谈到时间管理和任务管理就是合理调整安排自己的精力资源和时间资源，在有限的时间和资源下产出更多的成果。更准确的说，是尽可能多地将时间分配到需要产出的目标事情上，而不是注意力飘忽不定想要事事雨露均沾。因为时间对于每一个人都是一样的，别人可以完成而自己没有完成，那么一定是自己的分配策略出了问题。

我们想要完成自己的目标，完成一段时期的项目，就需要尽可能多地将自己得资源和时间分配在当前阶段需要产出的事情上。同时从更加长远的 scope 来看，我们在完成大目标在当前阶段的小目标，并且保持着合适的进度和 pace，那么我们就 on the right track，最后一定是可以完成预期的目标的。那么问题来了，说得容易，怎么做呢？

设置目标

我们往往无法完成目标的原因是因为没有一个明确的目标。什么叫明确的目标呢？可以看下图 Notion 官方提供的 Goals template，其实很多都不能算作我们这里讨论的目标。

在我看来，明确的目标或项目需要满足下面几点：

需要足够具体

我们的目标应该是「今年 6 月前学习完 Coursera 机器学习课程并完成课程作业」而不是「好好学习机器学习」这样的笼统概念，目标需要足够具体，才能够让自己可以做后续计划安排。

需要可以量化衡量

我们的目标应该是「今年去健身房 200 次每次坚持练习 1 小时」或者「今年减肥到 xxx 斤降低体脂率到 xxx」，而不是「今年好好坚持健身」。没有可以衡量的标准，这个目标更多地就像自欺欺人。

需要有明确的时间期限

目标之所以为目标，项目之所以为项目，就是因为它是在一些约束条件下的一些任务的组合体。如果我们没有在规定时间内完成，项目会出问题。如果过了期限，目标就没有完成。但是如果我们连时间期限都没有，这个目标就没有意义，也自然而然无法量化。

同时我们也需要有正确的自我认知，目标的制定需要切实可行，好高骛远只会让自己受打击而失去动力。同时，目标尽可能与自己当前阶段的个人发展或兴趣规划相匹配，在不相关的项目目标的投入产出只会耽误自己的时间产出。

践行目标

当我们制定一个目标后，往往是一个飘渺的存在。感觉仿佛就在眼前，伸出手却只是虚影。为什么？因为无从下手。

一个大的目标往往是一个整体性的成果，我们不可能说今天我完成了「写完毕业论文」这个目标，我们实际上是完成了「毕业论文最后一章及审阅」这个任务或者小目标，从而完成了「写完了毕业论文」这个目标。如果只给你「写完毕业论文」，如何完成？

因此我们践行目标需要细化我们的大目标到一系列小目标，这些小目标又会不断细化被安排在年度计划，月计划，周计划和每日任务中，从而得以没实现。否则，那叫做「空想」而不是「目标」。

我们往往会发现自己为了生活疲于奔命，每天累了可能最后也就歇歇玩玩手机打发时间了。而往往这些时候，是你需要去坚持自己的目标的时候。如果我们无法分配时间给那些需要我们长期践行坚持，并且能够带来改变的事情，那么我们是无法完成目标的。只有将大目标落实分配到小的时间间隔，并有足够的目标投入时间比，才能完成目标。

目标的细化分解

为了完成大目标，我们需要通过将大目标拆解为小的阶段性目标或任务，从而合理分配时间和资源投入。不严谨地说，我们有两种方式来进行这样的分解：清单和看板。

清单

清单 也就是我们目前大部分任务管理软件的样子，也是我下一期会详细讲的内容我们可以设置截止时间，打勾完成，一系列任务清单可以表示一个 project。但是在这里清单不是一个好的选择。为什么呢？

清单往往只能局限于事件层面，虽然也有时间的维度，但是并无法合理地展示出时间段的特性，清单是一种 Task-based 管理，「先做 A，再做 B，再做 C」这样的方式并不是在基于时间进行完成任务，而只是在管理具有时间属性的任务。

也因此项目管理往往不会使用清单，而是会用看板这一类工具进行管理和安排。

看板

看板可以看作是一种 Time-based 管理，我们关注的是整个项目在时间维度上的进度，各个小目标如何并行处理，任务之间是否具有约束条件。

看板一般包含有一个大项目名称，及几个子项目，同时每个子项目也都有子任务。大项目，子项目都可以在时间轴上可视化显示进展阶段和完成情况，从而可以有一个自顶向下对项目更全面的掌控与跟踪。

在实际工作和开发过程中，敏捷开发也是类似的管理方式，项目管理我这里就不过多展开了。我们这里并不需要那么复杂的项目管理，只是借用看板这种方式来进行分解和细化目标。下面我来分享一下如何用 Notion 进行任务分解及进度跟踪。

Notion

Notion 是一个非常现代的全能笔记软件，可能叫它「笔记软件」真是不是很合适。我个人是 Notion 重度使用用户，包括 LeetCode 题目笔记，学校申请，工作申请等都可以用 Notion 轻松搭建起来。如果大家有兴趣，我后期也会写一些 Notion 的文章制作一些 template 分享。

对于任务管理，我只用 Notion 进行目标和项目的细化和追踪，只是分成了小目标，并没有继续进行下一层级的分解。因为我并不打算将 Notion 当做任务管理软件使用，我知道很多人将 Notion 当做任务管理软件进行践行，只不过我自己的任务管理软件单纯使用 OmniFocus。Notion 太弱的通知提醒功能，非原生 App 的编辑和移动端时不时的抽风问题，让我很难将它当做一个 GTD 软件进行使用。Notion 长于文档和记录的组织化，同时兼具数据库的自由扩展，更适合做一些整理，记录和系统维护的工作。

Notion template

由于我只分解大目标的子目标，因此我们实际任务分解时的时间粒度就要多加注意。不能太小事无巨细，这是具体任务管理需要做的事，将小目标分解为更小的任务。也不能太长，否则会很久才能看到反馈，也难以长期坚持。在这里我一般将大目标分解为 1- 2 周短期可实现的阶段目标，便于后续安排和时间分配，同时时间跨度并不大也可以快速完成，从而 move fast。

下面以 2021 新年目标为例，分享一下如何使用该模板进行项目拆解。模板我已经定义好了具体的公式和内部的逻辑，过滤条件等。Notion 新手可以直接使用，有相关经验的可以进行自定义。

1. Roadmap：规划大目标

首先打开 Project 视图，点击 Add a group 添加新的项目，如「4.1 前写完毕业论文」，我们创建一个 毕业论文 的 group，同时创建一个新条目 「⭐️ 4.1 之前写完毕业论文」作为我们的大目标，这里 emoji 只是用于后面和具体的小目标进行区分。

继续添加其他 Project，这里我就只以为 毕业论文 为例进行分解操作。

接下来进入 Roadmap 视图设置我们这两个大目标的时间线：

2. Tasks：拆解目标

接下来进入 Tasks 视图来拆分添加具体的小目标，每个小目标先定一个暂定的 due date，这是为了表格排序便于后续安排。

可以多选右键批量添加某一属性，这个小技巧可以简化很多操作：

添加完后选择所有的任务，设置 Parent Project 为我们创建好的「⭐️ 4.1 之前写完毕业论文」，从而可以计算当前项目的子目标完成情况显示在进度条中。

3. Plan：安排你的小目标阶段

完成后进入 Plan 视图来安排具体小目标的时间阶段，进去后可以看到小目标都按照刚刚添加的 deadline 在时间轴上已经排序好，根据小目标的约束，以及任务评估安排合理的时间段。

小目标之间预留一些缓冲时间，将本周的小目标的 Stage 选成 In Progress，将下两周的选成 Planned，剩下的都设置为 Waiting 状态。

安排完后可以将 Filter 设置为过滤掉 Stage 为 Waiting 的小目标来避免后学小目标太多时整个页面太长的情况。当然并不是说所有的小目标都要安排好时间，如果过多，可以后续再进行安排。伴随着前面小目标的完成进度，后续 Waiting 的小目标也会改变，因此可以只安排短期 1-2 月的小目标，以后每月计划时再调整后续，避免过多时间浪费。

4. This week：开始你的时间

此时进入 This week 视图你就可以看到大目标分解到当前阶段需要完成什么了，这就是我们需要将时间集中投入的目标。每周开始前做本周计划时，将本周任务进行拆分为更小的任务进行安排。

这时候我们考虑的就不是「我要先完成 A，再完成 B，再完成 C」，而是「这周我要完成 A B C 来解决本周 xxx 目标」，这种微妙的语态改变带给我们的是一个主动权的改变，我深有体会。从被任务牵着走，到自己把握时间选择任务，其实最需要的就是这样的一个思维和语态的改变。

5. Backlog：Review 和复盘

本周内完成的任务只是 checkbox 打勾即可，每周结束后将该周完成的任务统一调整为 Completed 状态。

所有完成的任务都可以在 Backlog 中进行 Review 和记录，当完成一个大目标后，将所有的 Stage 设置为 Archived，同时为了避免 Project 创建过多下拉栏太长，这里提供了一个 🗂 Project 参数，可以选择该大目标下的所有任务将 🗂 Project 设置为项目名称。同时将 Backlog 的 Filter 设置为以 🗂 Project 排序。

之后即可删除 Project 中的该目标，避免下拉栏过长。

Summary

本文提供了一种基于 Notion 的细化项目目标的方案，最重要的并不是工具本身，除了 Notion，其他 Kanban 软件也可以提供类似功能，希望大家根据自己的工作流合理选择。细化新年目标，一步步完成，你还在等什么？

我的项目跟踪管理 Notion Template 下载链接：Notion template

如何将小目标再具体化，同时维护自己的任务管理系统，后面会继续讨论。敬请期待！

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