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最初，我只是想要以一种更有趣、更实际的方式完成《卓有成效的管理者》的读书报告，没想到却一并解锁了任务管理 App 体验的支线任务，来自 1966 年的管理思想与预见，在 21 世纪拥有了更具可操作性的管理实践。

《卓有成效的管理者》的作者，彼得·德鲁克（Peter F. Drucker），被誉为现代管理学之父，其著作影响了数代追求创新以及最佳管理实践的学者和企业家们，各类商业管理课程也都深受彼得·德鲁克思想的影响。简单来说，对于学习商科的同学，德鲁克就像是管理学界「乔布斯」一样的存在。

而这本管理学入门级读物《卓有成效的管理者》，独到之处不仅仅在于对管理者的概念进行了重新界定，它还奠定了从行为角度研究管理者的现代领导学的学科基础。《卓有成效的管理者》开创了「管理学」这门新的学科，它的出版标志着德鲁克在「组织理论」上对自己历史地位的确定。

每一位知识工作者其实都是管理者，而且卓有成效是每个管理者必须做到的事。——彼得·德鲁克

二十一世纪的知识工作者也正在思考如何借助新兴的方式和工具，最大程度地通过实践落地，实现并发挥书里学习到的理论价值。

我们寄希望于这种工具的实用性，可以使得人们掌握时间、记录自己的成长、作出有效的决策；也期待这种工具具有可移动性和可持续性，不论我们身在何处都能使用这项工具，不论我们处于哪个时间点都能回顾过去的印记。

我找到了 Things 3。

我希望能将 Things 3 作为落地《卓有成效的管理者》的工具，借工具搭建理论到实践的桥梁；更想要用理论反哺现实，借现代管理学之父之口给产品设计提提需求。

Things 3 x 德鲁克

在《管理者》一书中，作者的论述和章节编排都围绕着一个问题——「是什么促成了组织和管理者的卓有成效？」——展开，通过探究何种行为和思维模式能够带来卓有成效的结果，引导读者进行自我训练、自我学习，从而提高自身或组织的有效性。

联动 1：如何回顾时间

要做到卓有成效，德鲁克在书中强调了第一步就是记录好时间的使用情况，这是分析时间记录、作出调整和决策的基础。只有保持可回顾的时间记录，才有可能进入到第二步骤的系统时间管理。不论是日常生活原有习惯还是受到本书的启发，许多人记录时间，却常常存在两个误区：一是不及时记录，二是忘记了记录时间的根本目的和意义（此处的目的和意义主要针对提高管理有效性）。

书中强调了及时记录的重要性，因为不及时的记录会导致信息失真，单凭记忆去补足记录也会造成很多细节的丢失。在现实生活里，使用笔记本、本地文档等传统形式记录时间，常常会因为记录的介质较难随身携带而客观上导致记录不及时。基于人们已经形成离不开手机、电脑进行工作学习和生活的习惯，Things 3 的 PC 端、移动端多平台支持使得时间记录触手可及，它采用账号登录进行云同步、云存档，使得介质便携，及时性得到了更好的保证，并且无需担心数据丢失和二次键入，即使更换电子设备，也可以方便地将记录重新导入。

其次，如果单纯为了记录而记录，难以达到分析时间记录的效果。有效的管理者会定期将时间记录拿出来进行检讨，从过去的记录中找到时间耗用不合理的地方加以改进。但同时也应该意识到，如果只是每天或者每周记录自己完成的事项，在较长周期结束进行回顾时，还需要重新对不同效用（如学习、生活、A 项目、B 项目）的事项进行二次归类整理，才能达到「衡量各项耗用时间的工作项目的轻重、衡量各项工作目的的轻重」的效果，否则也只是对过去时间记录如同小说般的「倒序阅读」罢了。

为了使得所安排、完成的事项以项目为单位进行回顾，Things 3 提倡采用项目的形式建立任务清单，不同项目的完成进度，采用饼图统一在左侧进行预览，方便使用者对目前所有的项目、项目进度有直观感受；通过点选「显示录入项」，可以看到该项目不同时间的完成节点，形成对整个项目完成情况的回顾，双击已完成的事项可以查看更多当时的记录详情。

同时，Things 3 也提供了「每日回顾」的视角，可以在日志簿中对今天一天所完成事项进行回顾，进行短期的安排调整。这样的设计可以帮助我们更好地根据自己的需求进行时间记录的回顾，达成分析时间记录的目的，这一步骤关系到管理者对时间运用的效率。

联动 2：如何要事优先

书中第五章提出的「要事优先」与第二章「掌握自己的时间」相辅相成，是提高管理者有效性的两大支柱。书中表示，对事件优先级进行决策判断确实需要许多复杂的分析，但是更重要的是，在进行「要事优先」的决策时拿出应有的勇气。勇气作为一种不可视化的品质，要如何激发？德鲁克指出，在决定哪些事情应该优先、哪些事情可以延缓的问题上，可以采用与「勇气」密切关联的四条重要原则作为决策思路，它们包括

1. 重将来而不重过去；
2. 重视机会而不只看到困难；
3. 选择自己的方向而不盲从；
4. 高目标求新意而不是只求安全与方便。

但是面对纷繁复杂或者思路不清的情况时，很多人甚至没有迈出第一步的勇气，就更别提采用书中所说的原则去帮助理性判断。Things 3 的以下功能可以进一步减轻决策的负担，将决策的过程也纳入记录的轨道。

Things 3 的「收件箱」和「内嵌式检查事项」功能可以很好地让那些「胆小」的人迈出勇敢的一步。收件箱里你可以随意新建待办事项或者想法，这一事项在没有得到明确的时间指定、明确的项目归属之前都会被存放在这里，一定程度上缓解你的「决策焦虑」。你可以在此基础上不断完善，前提是你需要迈出这轻松的一步。如果接下来你需要一些勇气去进行决策，可以在待办事项下逐一检查德鲁克在书中阐述的四条原则，以决定这一事项的优先次序；最后你可以加上标签，以帮助区分优先级。关于标签，也推荐按照四象限法则（按紧急、不紧急、重要、不重要的排列组合分成四个象限）进行自定义，可以将优先级和重要程度一起纳入考虑。

另外，内嵌式的检查事项也可以帮助我们记录完成事项中自己的贡献，这一点呼应了第三章里提到的，管理者应该把目光集中在贡献上，重视「目标」和「结果」；提出「我能做出什么贡献」的问题，也是为了发掘工作中尚未发挥的潜力。我们可以尝试在完成待办事项之前，用「检查事项」功能写下对这一任务的期望达成效果、目标和质量，以此为导向指导我们在完成事项时的行为，并在最后逐一核对，为调整今后目标和改进行动提供依据。

新的需求 & 组合使用

产品的升级和改造可以基于用户的体验反馈，也可以提前预知并满足用户潜在的需求。而预知的根据则可以来源于人类已有的经验和知识，也意味着把握书中的理论线索，结合现实的问题，我们也许能为产品的升级改造贡献一些方向和角度；或者找到市场上已经满足该功能的其他产品进行组合使用，实现效益最大化。

需求 1：将掌握时间的单位继续细化，时间记录增加分钟维度

德鲁克在书中强调了有效管理需要建立在整块时间的运用上，即使将时间分割来零星使用，即使加总起来的总时长相同，结果就不尽如人意，最坏的结果只会是从头再来。而简单地以天为单位进行时间记录是不够周到的，也许有一件需要集中精力在有限的几小时时间里完成的事情，你采用零零散散的时间拼凑式地完成，最后回顾记录你却只看到这件事情在今天之内完成了，无法意识到其实整块的时间会带来更高的效率和质量。如果 Things 3 能将时间耗用精确到分钟进行，结合其项目为单位的设计，能很大程度上满足「衡量各项耗用时间的工作项目的轻重、衡量各项工作目的的轻重」的要求。

这时候在 Things 3 里加入精确到分钟的计时插件，记录每个待办事项实际进行的时间就很有必要了。不论是以倒计时的方式进行时间计算，抑或是以计时方式进行时间记录，都能让知识工作者更加直观地了解自己在某项工作上的专注时间。这一指标会指导你消除那些浪费时间的活动，进而提高时间利用的有效性；也能给你在进行协作时需要的「建议时间」提供依据，你能够清楚自己专注的工作状态和协作的意愿能够保持多久，从而促使每次的会谈更加高效直接。

推荐应用组合使用：iHour

目前可以补充实现这项功能的是我已经深度使用了一段时间的 iHour，其时间记录功能可以帮你追溯这一天里你在不同事项上的时间耗用比，我在上一篇发布的文章中具体阐述了 iHour 的使用场景、使用技巧、深度使用的心得体会，有兴趣的朋友可以点击阅读：

需求 2：分析时间记录，生成项目进度轴

在刚才讨论的基础上，如果某协作项目本身的时间跨度较大，我们希望回顾时间记录时不是关注某一工作完成的时间总和，而是找到那些导致我们整个项目进度滞后的环节，或者对项目进行整体复盘。在这个复盘过程中，意识到自己的长处多大程度上推动了组织或团队的发展，有利于个人目标与组织需要相融合，使得个人能力与组织成果相融合，也能使个人成就与组织机会相融合。

Things 3 目前虽然可以通过之前提及的「日志簿」「显示录入项」对已完成工作和项目进行回顾，但是如果在此基础上生成图像，可以更进一步发挥记录的价值和回顾的意义。当前采用左侧饼状图的形式直观展示项目的完成进度是直观和易于接受的，但是增加一个「查看进度细节」开展项，用以展示含有具体事项和具体完成日期的项目进度轴，可以较大程度上满足回顾复盘的管理需求。

推荐应用组合使用：Notion

我自己在项目管理仍没有很大的需求和深入的应用体验，之前在少数派看到使用 Notion 看板功能形成甘特图进行项目管理的文章，推荐有对应使用场景的朋友阅读：

需求 3：让有效决策也有迹可循，备注的功能升级

在新建一个项目或者开启一项重要的工作之前，如果能进行有效决策，能很大程度上降低失败和错误的概率。大部分关于决策的著作，都将「搜集事实」放在首位，《管理者》驳回了这一观点，认为先要搜集事实是非常困难的，因为没有相关的标准，就不可能找到什么事实，事件本身并非事实。所以有效的决策不是从搜集事实开始的，而是先有自己的见解。有效的管理者会通过提问的方式认清其见解经过实证后的结果。我们不妨问以下的问题，将答案作为搜集事实的线索：

• 要验证某一假设是否为真，我们该知道些什么？
• 要验证某一见解，应有些怎样的事实？

管理者会培养出一种决策习惯，他对自己这样问，也对与他共事的人这样问，认清需要观察些什么，需要研究些什么，和需要验证些什么。接下来，收集到的事实会被衡量和判断，就需要相关的标准。书中提及的决策前的反馈制度、以互相冲突的意见为基础、从不同的观点和不同的判断中选择、反面意见的运用、风险比较等原则都可以帮助我们进行判断。简而言之，我们需要先有一个反映自我见解和需求的假设，以此为终点倒推使其成立的事实，并且将推导分支为不同的路径以供择优选择。

这一决策过程如果与此后进行的工作脱离，会导致忘记初衷，路径可能最终导致假设的全盘否定。Things 3 在每个项目下设置的「备注」功能如果进一步完善，可以时刻以备注的形式提醒我们完成每一个子项目时围绕已有的假设展开。

Things 3 备注栏目前只能记录文本形式的内容。如果能加入图片，则可以将决策的路径清晰展示在备注栏，路径图则可以采用思维导图应用生成。另外，建立备注自定义模版，在每次书写备注时选择决策模版，通过问答的形式进行决策过程记录，也能达到较好的效果。

推荐应用组合使用：Mindmaster

思维导图应用层出不穷，其实功能都大同小异，这里选择我现在主要使用的 Mindmaster 进行推荐。采用思维导图进行决策，能够很大程度上能更加客观地梳理繁杂的信息，也在决策结果不理想的时候及时回溯决策过程，找到关键节点进行补救或反思。作为一个从一次重大决策失误中尝到苦头的人，意识到「决策力」也许比拥有的技能、水平还要来得重要，以后有时间会详细写写我在「如何提升决策力」上的探索。

另外，Mindmaster 有方便登陆的 网页版，非常适合进行课程小型展示/分享使用；云储存也不必担心记录丢失。

推荐应用组合使用：洒脱 Self Talk

通过问答的形式进行决策过程记录或回溯，在这里想要推荐的是 iOS 上的日记软件洒脱 Self Talk，也支持使用电脑进行写作（需内购）。决策的过程就是自我对话的过程，可以自定义模版设置问题，也可以参考模版库里其他人分享的模版。

结语

这次 Things 3 x 德鲁克的联动使我意识到，也许现在看来，那些书本上的管理理论显得「理所当然」，追溯到理论最初提出的年代，却是显示出绝对的前瞻性和预测准确性；同样也很庆幸，全新的时代有更多、更好的工具等待我们去探索、组合使用。

Things 3 只是个人效率管理的一次有益实践，涉及《卓有成效的管理者》一书中的几大重要理念，如掌控时间、重视贡献、要事优先、有效决策，但当知识工作者的规模变大，可能就需要借助组织协作工具如服务阿里的「钉钉」、字节跳动的「飞书」等应用，探究书中关于人际协作、发挥所长的组织相关理论，相信这些工具也能在更广泛意义上与《卓有成效的管理者》所传达的理念不谋而合。

更重要的是，把握好理论、工具、实践这三者的平衡，才能真正做到学以致用、格物致知。

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