编注：本文是少数派 × tomtoc「东西我都装好了」征文活动的入围文章。本文仅代表作者本人观点，少数派对标题和排版略作调整。

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好的收纳就是整整齐齐吗？很多人就是这么认为的「哇，好整齐啊！」「居然是按照颜色排序的耶」「想找一样东西变得更容易啦」「一顿收拾以后空间变大了」……但大家有没有想过，不出意外另一个熟悉的场景就会随之而来：整理好花一星期，但搞乱只需要一天。

这是为什么呢？

可能你会怪自己不够勤快（这不是人之本性嘛），或者自己东西太多太杂了（若想生活丰富多彩，五花八门的物品少不了），可能有一些道理，但并不是无法维持「有序」的根本原因。归根结底，还是物品布局与自己的「工作流」不匹配。

如何解决呢？

很多人会第一时间想到近藤麻理惠以及她的《怦然心动的人生整理魔法》，的确很棒，尤其适合整理房间和衣柜的场景。不过如果不严谨地按照「道、法、术、器」对它进行分类，书中对「道」的描述过于宏观，对「术」的描述适用范围又相对狭窄，不能实现「一本通吃」。与之相近的还有《断舍离》《小家，越住越大》《整理的艺术》等等。在这里推荐把以上方法作为「起居室场景」下的收纳整理法来使用，对于通用的日常工作学习场景，推荐使用「5S」¹。5S 作为广泛流行于现代制造企业中的一种基础方法，起源于上世纪 50 年代的日本，美国质量学会（ASQ）对 5S 的定义是：

5S 是一种基础管理方法，其结果是创造一个干净、整洁、安全有序的工作环境，以帮助减少浪费和提高生产力。5S 是为了帮助建立物理和精神层面上高质量的工作场景而设计。

原文参见：https://asq.org/quality-resources/lean/five-s-tutorial

正确理解 5S

「5S 就是经营本身」—— 越前行夫

日本企业 5S 教育专家越前行夫强调要先正确理解 5S 的本质，企业推行 5S 才有意义。那么「经营」对于我们个人来说，意味着什么呢？

有人说「要把自己当作一个团队」，在当今环境下的确很有道理。同样地，我们可以把「经营」理解为「动态地策划个人的工作生活」。回到本次讨论的主题，我们可以把 5S 作为「工作流」来对待，通过收纳整理日常桌面上的有形物品，优化完善无形的工作流，用 5S 完善工作学习的思路和方法。让我们一起「给脑袋洗洗澡」吧！

5S 具体是指以下五个步骤，「5S」的叫法来源于日语中的5个首字母：

5S 对于我们来说的最大价值是作为「通用底层框架」，串联日常工作学习的各大场景，并能以较低的成本帮助我们直观地发现问题所在，保持舒适的环境和良好的生产力，最终产生幸福感。

明确了使用 5S 的目的后，我们开始按步骤顺序进入具体实施阶段：

整理

正如本文开头所说，5S 中的「整理」并不是将物品摆放的整整齐齐井井有条，而是「丢弃不要的物品」。因为，需要的物品和无用的物品堆放在一起会降低必需品被发现的概率，从而导致无法发挥它的价值，同时，在当前办公/居家每立方米空间成本高企的背景下，废弃物多留一天就会增加一天的存储成本。时间久了，被塞满的抽屉里放的什么早已不记得，就算知道，取用的时候也很不方便。

确定整理对象

整理就是丢弃不要的物品，一般来说，物品（包含无形的信息）可以分为以下三类：

• 不能使用的：因为故障或过时，已没有使用价值的物品，如果修好还能使用可以去送修，但放在那里不管的话就成了无用之物。
• 不打算使用的：指如果想用也能用，但基本上不会再用到的物品，比如维护成本很高而用起来「不划算」的物品，或者已有更新的而被替换下来的旧物（比如更新换代频繁的数码产品、衣服等）。这类物品最具有迷惑性，「食之无用弃之可惜」，相信我，大概率你永远也不会再用·它了，如果现在不去处理，数量会越积越多。
• 打算使用的：目前正在使用的物品和资料。

初次整理过后，应该会清理出不少不需要的物品，接下来秉持不浪费的原则，可以将还有残留价值的物品送人、通过闲鱼等平台出售或直接找对应的回收平台，无用的物品按照本地垃圾分类要求丢入垃圾桶或者直接销毁（比如信息类无形物品）。

整理「幸存者」：有用的物品

有用的物品也需要进一步分类整理：

• 经常使用：一天用一次及以上的物品或某个特定的工作学习场景下的必需品；
• 偶尔使用：一个月用一次的低频使用物品；
• 也许会用到：反过来说就是也许不会用到，所以这类物品也是被整（diū）理（qì）的对象。可能你会抱有「扔掉之后万一用到怎么办？」的想法不舍得，但如果留下此类物品一定会导致该类别物品越积越多，要么占用房间空间，要么撑爆你的硬盘，且真正会用到的概率非常低。

明确丢弃的标准

整理的难点就在于如何把握物品丢弃的标准，明确这个问题很重要：

• 期限：这个物品用到什么时候为止；
• 次数/用量：这个物品在某个时间段内会使用几次；
• 范围（针对信息）：是不是我感兴趣范围内的资料；

不知大家有没有注意到，我们面对食品饮料时，能够非常明确地判断是扔是留，因为它们都有明确的保质期；抑或是某某欠你 100 元，一般也能约定一个归还期限。同样道理，我们可以给「也许会用到的物品」设定一个截止期限，例如，3 个月内如果用不到就丢弃。当然，期限不建议设置的过于绝对，不同的物品适合不同的期限，比如胶带这种易耗品，其中一种宽度已经一年没用过了，而且复购成本很低，也很方便，完全可以设置一个较短的周期避免落灰（其实最好是当初就不要买，实践 5S 一段时间后，这方面的能力会大幅提升），而本身不易损坏且不占空的工具，比如打孔器根据个人需求，有可能半年才用一次，完全可以设定周期延长到 1 年。

其次是使用频次/用量，例如，有一年（甚至忘记了哪一年）双十一，我囤了 4 桶 2kg 装的洗衣液，今年整理洗手台和柜子，发现角落里居然放着一桶全新未开封但已过期一年的洗衣液。你说气人不气人吧！因此，如果不是因为特别难买或者有升值价值的易耗品，手头只需要备一周或一个月的用量即可。对于崇尚精致生活的人士，甚至可以效仿企业，制定一套「安全库存」清单，按单购买，拒绝扯皮。

无形的数据信息，同样需要明确丢弃的标准。举个反例：我在 2021 年整理快满到溢出的硬盘时，发现居然还保留着 Windows XP 时代的工具安装包，早就无法使用了，多余的话不必再说，仓鼠症不可取。

至此，「整理」的实施流程已明确：① 确定整理对象→② 确定丢弃的标准→③ 根据标准区分要丢弃的物品→④ 执行丢弃。其中第 ①② 步由于加入了人的判断，容易受心情左右，但只要明确了 ③ 的标准就没什么难度了，真正有难度的地方在于面对家人/朋友的影响，毕竟是家庭资产，「垃圾」和「宝贝」之间的界限并没有那么明确，因此，建议制定标准时一定要全员参与，消除异议。

整理的核心原则

自己花钱买的东西，任谁都不会轻易丢弃，所以整理的关键点之一就是要有丢掉物品的勇气（参考《断舍离》），还要有一定的决断力，因为无法丢弃无用之物/信息的人，也无法发挥有用之物/信息的价值。

除去工具书，那些翻了一遍的书、杂志可能再也不会看第二遍；硬盘里的「资料」越积越多，最后把有用的信息淹没在了数字的海洋里，因为分类整理信息也是一项大工程也就导致懒得整理，不忍割舍过去，也很难有新的创意、想法产生。

当你真正实施整理的时候，一定会遇到各种障碍：

• 这个盒子是当年 Matrix 社区给的礼品包装，现在已经绝版了，我可不能扔！是的，可以不扔但不能空放着浪费空间，可以改造成储物空间或赠送他人。
• ……

只要开了一项特例，「特例」就会越来越多，最后失去了整理的意义。因此，建议除了确实有价值的物品/信息，不要人为设置「例外」，所有物品一视同仁。

防患未然，整理最重要的原则就是要想方设法预防「无用之物」产生。

• 不买无用或超过自身真实需求之物，对于最初需要但后来不需要的物品，反思一下自己买东西是否没有前瞻性？对于超量购买的情况，需要考虑一下后续购买周期的合理性；
• 耐用品尽量选择多功能；（也有例外，需要考虑性价比和必要性）
• 耗材（比如电池、替芯等）尽量选择通用规格；
• 尽量减少购买含有过度包装的物品；

整理 Tips

整理是整个 5S 流程中最耗时和重要的一件事，这里有一些小技巧供参考：

善用标签贴纸：可以借助生产企业中常用的不合格品、待处理品标签或小尖头标签让整理的过程更加直观省力。整理的时候顺手贴上不同颜色的标签，可以帮助快速归类，避免了手写的低效。

设置临时存放点：有些物品在整理时不易判断，或不舍丢弃，也不是非要肝肠寸断不可。可以把它们快速集中到一个临时存放点，并且设置一个截止期限，比如一个月以后处理。届时依依不舍之心已经不那么坚决（看，我一个月都没用到它！），扔起来就容易得多了。

分批次丢弃无用物品：为了「无感」丢弃无用物品，可以用小量分批丢弃的方法。

三现原则：现场、现物、现状，不要堆积，当场丢弃。

定期进行整（diū）理（qì）：根据「无用之物」产生的周期定期进行整理，放心，只要第一个循环仔细做下来，以后的整理就会轻车熟路，不会耗费大量时间。

清扫

终于到了让人熟悉的（dà）5（sǎo）S（chú） 环节，5S 中的清扫与我们常常进行的大扫除非常相似，但也有一些细节不同，对于我们个人来说，也没必要严格按 5S 的方式进行。整理结束后立即进行清扫，不要的物品没有了，就能腾出空间来，但需要进行清扫才能使用。除了能带来令人愉悦的环境外，清扫的价值主要体现在如下三个方面：

• 安全：及时清除工作学习台面、地面的水渍、油污、粉尘和碎屑等可以避免发生触电、滑倒等危险；
• 人身健康：粉尘、霉菌等容易导致疾病；
• 设备、电器等物品在粉尘、油污的环境下容易发生故障，并会减少使用寿命；

所谓清扫就是将污渍与人所接触或看到的台面等彻底分离开，并将其收集入垃圾桶。

确定清扫时机

工作学习现场是清扫的重点区域，因为那里除了人以外，还集中了所有的资源。那么，什么时候清扫好呢？一般来说，定期和不定期清扫两种方式结合起来更好。定期清扫相当于一次全面的大扫除，比如一周进行一次；不定期清扫的时机越早越好，也就是看到脏了要立即清理，因为绝大部分污渍（例如胶带、标签、胶水、咖啡和油污等）存在的时间越久越难清理，同时也能让以后的大扫除变得轻松。

清扫用具准备

清扫用具准备时，建议遵循「三个必要」原则，即准备必要的用具、放在必要的位置、随时处在必要的状态。也就是说，根据我们的现场需求配置，容易产生粉尘碎屑的地方建议备好合适的吸尘器；把清扫用具放在可以随手拿到的位置，帮助养成随时清理的习惯；用过的吸尘器要及时清理，抹布及时清洗，保证随时可用的状态。我甚至取消了办公室配置的垃圾桶，制造的垃圾随时起身丢在洗手间门口的专用垃圾桶中，既确保工作环境中无垃圾又能活动下身体。

清扫的核心原则

• 创建便于清扫的环境：在确保安全的前提下尽量减少狭小不易清扫的卫生死角，减少容易掉落物品不稳定区域；
• 清扫和检查同步进行：清扫的过程并非全程无脑打扫，要同步对清扫对象检查，检查是否有安全隐患（插座是否有未插紧的电源插头，线缆是否破损，电器附近是否有水源）、检查是否有需要丢弃的物品、检查家具、电器等是否有损坏（比如螺丝松动、家具开裂等）。通过清扫能够发现异常并立即消除，还可以制定防止再发生的对策并实施。
• 设法保持清扫的成果：尽力清扫不如保持清洁，不脏就不用清扫了。仔细观察当前的工作学习环境，哪些地方容易产生脏污就去设法消除这个源头。

整顿

整理、清扫完成后是否就万事大吉了呢？请大家想象一下这个场景：所有有用的物品都已经摆放得整整齐齐，视线所到之处也一尘不染。可当你真正想要使用某个小物品时，一时想不起放在哪里，于是花很长时间翻来翻去，东西找到的同时现场也弄乱了…… 这就是没有趁热打铁做好「整顿」带来的后果。

如果说 5S 里的「整理」、「清扫」属于低（wú）级（nǎo）别操作，那么，第三步「整顿」绝对算得上最「ruì」高「zhì」级别，因为前两步只能解决留或扔以及整齐清洁的问题，并未在好用的层面上彻底改善，而我们费力折腾现场不就是为了在舒适的环境下生产力大涨吗？所以，整顿这步必不可少。

所谓整顿，就是指「想要什么可以立即拿出来，用完还能立即方便地物归原处」。就好比我们在键盘上盲打，每个按键都在合适的位置上。整顿的重点就是科学合理地「给物品定位」，这里所说的科学就是指人体工学和工业工程（IE），前者是为了使工作台面尽可能地符合人体自然形态，减少疲劳和对健康的影响，后者是专门研究动效，使动作路线²趋于合理，减少动作浪费提高生产力。因为实际桌面布局和动线设计个性化太强，需要针对个人需求定制，本文只列举一些通用例子以求带来启发，不做细谈，感兴趣的朋友可以自行查阅相关资料，更重要的是要亲自动手试一下自己的活动范围和动作路径，才能找到最适合自己的布局，从而在根本上优化自己的动作路线，消除动作浪费，减少疲劳，生产力自然会提高。例如，下图是一个典型的工作台面：

人在坐姿最舒服的状态下伸出双手在桌面上画一个弧线，范围内就是相对高效的区域。根据你的使用场景，把「使用频率最高」的物品布置在高效区域，「使用频率最低」的物品布置在桌面的角落甚至移出桌面，对于常用物品数量较多或空间不足（比如宿舍）的朋友，可以用洞洞板或者两层置物架来提高工作台的利用率。

还可以进一步把工作台上的微观动线优化扩展到居家的每一个角落，比如客厅、厨房等，用心的话，甚至可以通过优化家具摆放布局实现一次家装的低成本升级。

实施整顿

在实施整顿前，必须要先完成整理和清扫，避免无用的物品摆放在高效区域而失去改善的意义。优先整顿那些需要花时间寻找的物品，有安全隐患的物品以及容易拿错的物品，把这些重点、难点解决掉，剩下的就水到渠成了。在这里要提醒几点：

• 自己的「战场」不要交给爸妈整理：最懂你的人是你，别人整理好的桌面是 TA 认为的好桌面，并不适合你，另外依赖别人整顿的话，也很难持久下去；
• 共用的空间要让所有人都知道你的布置重点在哪里，都知道该去什么地方取用，更重要的是用完要放回哪里。
• 整顿的时机：整顿要循序渐进，动态实施，在整顿或使用的过程中发现改进点立即记下来，思考如何改善，然后实施改进。就像质量管理中的 PDCA 循环一样，让整顿的效果越来越好。
• 整顿和排列虽然都是把物品摆放好，但整顿的要点是为物品设计合理的位置以便做到可立即取出，排列只需要按照某一属性摆放整齐就好。我们可以在整理前，将物品排列整齐，这样也便于后续设计物品摆放位置。
• 体积较小的物品、纸张以及线材非常容易乱作一团，建议使用合适的整理盒或物料架分隔放置，做到不堆积不混放以及标识明确。

善用线条

整顿过程，实现「物归原处」非常重要，为了直观地帮助我们养成用完物品顺手归位的习惯，我们可以借助给区域边界划线的方法，使用不同颜色的胶带分割那些「较为固定」的区域。

划线胶带推荐使用彩色窄胶带，配合统一的颜色定义及标签，做到直观一目了然。

向「最佳实践」学习

超市货品架作为久经考验的多物品摆放地点，非常值得我们借鉴。

商超便利店需要在相对较小的空间内放下众多日常用品，我们应该向其学习以下几点：

• 定位：不同类别的物品总是有固定的摆放位置；
• 优化：热销品摆放的高度都是相对比较适合拿取的位置；
• 可视化：分类、价格等等关键信息标识明确易懂；

清洁

此清洁非彼清（dǎ）洁（sǎo），5S 中的「清洁」是指对前面三个 S （整理、清扫、整顿）成果的维持，正所谓创业容易（？）守业难，在第一次实践 5S 的时候会对现场有比较大的改善，但要想维持这种效果很难，不然也不会有那么多「放弃治疗」的案例，而且如果不能保持住 3S 的效果，前面所做的所有努力就白费了。

清洁应该时刻进行。

数据文件的清洁

作为信息载体的数据文件也一样需要清洁，即不定期回顾个人知识库（个人目前使用 DEVONthink），丢弃不再有用的数据，经常对文件进行再加工，内化为自己的东西，然后不断地维护更新 Group、整合、输出新的内容。例如下图是在某次整理个人知识库时，首先列出所有现有文档主题，然后整理归类到相关的领域：

之后随着更多新内容的加入和对兴趣领域深入的了解，参考杜威十进制分类法更新、创建知识库中的 Group，这就是简化版的信息「清洁」过程。

素养

素养就是遵守既定规则，这里的「规则」是指前面的 4S ，能够发自内心地做好整理、清扫、整顿和清洁，具体做法就是：不要的物品及时丢掉、经常清扫干净、物归原处便于随时取用，简言之，就是通过实践前面的四个步骤，逐步养成良好的行为习惯，让 5S 由外在的方法论内化成自己的本能。

如何做到呢？

素养的基础在于 3S，「整理」「清扫」「整顿」能够持续实施下去，自然就具备了「素养」。

理解规则

既然素养是指遵守既定规则，那么规则都有哪些呢？

除了人人都知道的法律法规之外，我们更应该关注「常识」：

• 3S：整理、清扫、整顿的原则；
• 角色职责：我们作为家庭成员、公司职员等角色，在相应的生活、工作领域中所应承担的责任；
• 安全相关常识，比如用电、用水、用气，急救以及预防自然灾害等；
• 兴趣爱好所在领域的基本常识，只有了解这些常识我们才能够判断哪些物品好用，如何布置定位更合理。

快乐 5S

无法正确理解规则就无法遵守规则，掌握了规则制定背后的原理，就能更好地提高素养。企业中推行 5S 若想持久，需要让身处现场的「人」满意，简言之就是不做报告（表面文章）、不设截止期限、不进行评分比较、以现场人员的感受为主。肯定有人看到这会问：“让现场人员感到满意和舒服，不做 5S 就是最好的选择呀！”那么，我们假设一家企业不推行 5S ，一点也不，长时间运行下去，现场会有什么变化呢？极大概率变为垃圾随处可见，找东西的时间比使用的时间还长，处处存在安全隐患……想想我们自己在家的时候，如果「放飞自我」一星期不整理打扫，会是什么情景？相反，如果以每个工作生活的场景的目的为导向，精心策划现场的物品布局，订立必要的维护规则并执行下去，才会帮助身处现场的我们真正感到满意和快乐，你说对吗？

后记

收纳整理是一件非常个性化的事，个人喜好以及主要场景千差万别，本文尝试借助传统工作经验转化为适合个人的通用框架，供有意从根本上解决收纳整理难题的朋友参考。

随着 5S 在各行各业流行起来，加入不同的元素，就有了 6S、7S、8S 之类的衍生版。 ↩

动作路线往大了说就是人在房间里工作学习时的行走路线，往小了说就是人手、眼或脚的活动方向，越合理越舒服。 ↩