限时福利|滴答清单工具升值包上架:全平台效率多面手

2021-10-11 17:12:49 Author: sspai.com 阅读量: 6 收藏

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如果看过《尽管去做》 这本书,了解 Getting Things Done(下文简称 GTD)理论,一定对书中的这张图不陌生:

简单来说,我们在工作、生活中遇到需要处理的信息,根据用处被分为备忘、参考资料、项目计划、日程表和待办事项。一个良好运转的效率工具流,需要处理好其中的每一类信息。

因此,开发者们通常是针对其中某一类信息,设计出备受好评的效率工具。任务管理类的代表作有 OmniFocus、Things,日程管理类的有 Fantastical,备忘笔记类的有 Bear。不少应用更进一步,尝试应对不同的需求,例如 Sorted3 融合了日程规划和任务管理。

如果说有一款效率工具,能够应对这套工具流中的各种场景,而且无论个人还是团队,都能满足高效工作的需求,肯定会认为有点太过理想化了。

但滴答清单正朝着这个理想进化。不要被名字中的「清单」误导,滴答清单其实是一款以任务管理为核心,能够兼顾全平台、多场景的效率多面手

 

All in one 的个人效率多面手

设计关乎效率

判断一名士兵是否优秀,只需要看他的配枪的保养情况。同理,一款效率工具的好坏,从它的设计就能初见端倪。优秀的设计能让使用者自然操作,不会被粗糙的细节干扰到使用流畅度。

而关于滴答清单的设计,则要从它「出口转内销」的故事说起。与绝大多数国产应用不同,2013 年滴答团队就发布了滴答清单的国际版「TickTick」,2014 年 9 月才登陆国内的应用市场。

这样的经历,让滴答清单的设计保持了简洁、克制。没有广告只是最基础的,合理的信息布局才是体现滴答设计实力的地方。应用首先根据场景划分模块,例如任务、日历、打卡等功能,分散在不同的页面中,保证互不干扰,同时统一收拢在左侧边栏,方便随时切换。

 任务管理界面

而每一个模块之下,则依据需求设计布局。例如最常用的任务管理页面,遵循经典的「三栏式」设计,左侧是列表栏,根据属性从上至下分成智能清单、列表、标签和过滤器。中间一栏是任务列表,右侧则是任务详情。

功能多的应用最怕界面繁杂,而滴答清单做到了克制,同时给了用户选择的权力。如果你不常用日历和打卡等功能,可以在设置中关闭,把滴答清单当一个纯粹的任务管理工具即可。

基石般的任务管理

设计上的克制,不意味功能上的缺失。相反,滴答清单是一款功能完善,极为现代的任务管理工具。

首先是任务的收集,作为一款横跨苹果、Windows、安卓多平台的工具,滴答清单提供了无比周全的收集方式。除了常见的浏览器插件、Windows 小部件、iOS 共享等方式,需要特别介绍的是通过微信小程序和公众号收集任务。

为何这是值得了解的功能?在实际工作、生活中,任务来源最频繁的可能就是微信。无论是客户、同事还是家人,都会通过微信向我们扔来一个个事情。收集的最高原则就是「快」,没有什么能比直接在微信之中完成收集更快的了。

为什么滴答清单可以为成为「极为现代」的任务管理工具,其实观察同类应用,例如 OmniFocus、Todoist,这些任务管理工具的特色可以总结如下:

  1. 丰富的任务属性;
  2. 灵活的任务分类方式(文件夹或标签);
  3. 强大的筛选机制。

这三点在滴答清单中显示的淋漓尽致。在整理任务环节中,任务本身支持各种属性设置,例如文本、附件、日期、重复、标签,其次还能增加检查事项和子任务,实现任务的多层嵌套。更丰富的任务层级,意味着我们可以实现更灵活的管理。

高级过滤器

用滴答清单做任务管理真正的好戏在任务的筛选上。除了应用提供的智能清单和用户创建的清单,用户还可以根据标签查看对应任务,通过过滤器创建针对某一特定场景的清单。例如设置一个「未归类」过滤器,将未被添加标签和日期的任务筛选出来,防止这些任务被遗忘在如小山堆积的收件箱或任务列表中。

用滴答清单做任务管理,没有什么功能是你需要、而它没有的。

笔记才是真正的收件箱

如果回看 GTD 的那张工具流程图,你会发现效率工具的起点不是任务管理,而是未经处理的笔记。在其他任务管理工具中,通常以收件箱为起点。尽管滴答清单的任务模块中也有收件箱,而实际上,利用它的笔记功能,才是高效工作真正的起点。

在滴答清单中,可以创建专门的笔记清单。以往我们收集任务的时候,通常会顾及如何写任务名称。但在笔记清单里,其实可以直接将想记的事情直接平铺直叙地写下来,之后再做处理。然后,将收集到的笔记逐一回顾,判断它的属性。如果是值得保存的备忘,就加上相应的标签;如果是需要下一步行动的待办,则可以直接转为任务,如果是没有实际意义的内容,不妨直接删掉。

支持沉浸模式编辑

其实,即使是任务,也可以发挥滴答清单的笔记能力。滴答清单中的任务描述支持 Markdown 语法。点击任务的详情,你会发现输入框底下有 A 字母下划线。点击就有了这些个操作按钮,支持标题、加粗斜体下划线、高亮、链接、无序、有序列表等主流的 Markdown 语法,当然还支持插入图片。

有了如此强大的笔记功能加持,滴答清单就可以当作备忘工具使用。虽然还不能完全替代项目中所需要文本工具,但作为一个灵感的收件箱完全能胜任。

提升专注效率的功能

说完任务管理和工作备忘,滴答清单还有诸多特色功能。他们与笔记和任务管理相结合,能有效提高工作效率。

日历是工作中重要的效率工具,它不仅能起到帮我们记住事件时间的作用,也能帮我们合理安排自己的工。例如在月视图中,可以直观地看到日历日程和待办事项的数量,从而调整任务的时间,以免出现多个任务堆在同一天,导致完不成的情况发生。

另一个值得尝试的功能是番茄时钟,在「经过 1700 个番茄时间,番茄工作法改变了我什么」写道:

番茄工作法事实上是一种对人自控力的训练方法和在现实中延伸,而不是从外部强加于人的法则。

因此,将番茄时钟与任务管理相结合起来,是再自然不过的。任务管理中的一大难题就是难以精准预测某项任务需要多长时间,而如果运用番茄时钟,除了可以帮助自己专注,还可以提到统计的作用。经过一段时间数据积累,就会对工作中某个环节需要的时间,有更精确的统计,从而帮助自己在之后的规划中,合理安排任务的数量。

除了日历和番茄时钟,滴答清单还可在打卡模块中培养自己的习惯,在四象限模块中规划自己的任务,这里限于篇幅不做详细介绍,但都是值得一试的功能。

强得很的团队高效协作

滴答清单支持清单共享给其他用户,在共享清单中,可以将任务指派给特定成员,从而实现任务协作。

指派任务给成员

但比起个人的效率工具,其实支持团队协作的效率工具更难做。所谓团队协作,不是简单地增加共享功能,而是要解决团队成员协作时最容易遇到的问题:团队成员间的信息不同步。只有尽量解决这个难题,才能帮助团队更高效地协作。

看板模式看过来

在上文介绍滴答清单的任务管理时,其实故意没有提及一个「杀手级」功能:看板模式。尽管看板模式在个人任务管理中也非常实用,在团队协作的场景中,它更显得必不可少。

「看板」这一工具的出现,就是在丰田工厂中,方便展示各个生产环节的进度。因此,看板的本就不是为项目经理一人,而是为整个团队所准备的。团队成员在看板上可以看到所有项目的进展,从而保证每人都对其他人的工作状况有所了解。在数字工具组的 远程协作 中,就利用到滴答清单的看板模式。

付费栏目的看板

在滴答清单的清单(例如付费栏目)中,将看板根据文章的生命周期(约稿 - 编辑 - 审稿)分组,这样可以一眼看到每篇文章处于何种阶段,每个阶段下有多少稿件要处理。当某个环节出现积压时,就需要我们额外花时间处理,保证文章的稳定产出。

同时,在每一组中根据负责人排序,还能直观地看到任务的分配清单,方便成员间随时交接任务。

沟通交流解决信息差

看板模式可以看作一种「被动」展示项目进展的办法,而直接在任务评论中沟通,可以更为主动地解决成员间的信息差。

在数字工具组的协作流程中,通过「指派」完成任务的分配后,我们就开始分头行动,等到任务有所进展,则将动态发在评论区,使之成为任务日志的一部分。如果需要交接任务,不需要离开滴答,在评论区可以@同事,同事将任务指派给他即可。

任务评论区

另外,每个任务被创建或编辑都会自动生成活动日志,对于团队来说,可以随时查看整个任务进行过程中,哪个成员做了何种操作。另外,对于日期、标签的支持,也是滴答清单更胜一筹。

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